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Account Management einstellen

Dieses Topic umfasst alle Aspekte im Zusammenhang mit dem Account einer Organisation. Um die Account-Informationen Ihrer Organisation einzusehen, brauchen Sie nur die entsprechende Seite zu öffnen. Nur Benutzer mit der Rolle Account Admin haben Zugriff auf diese Informationen.

Die Account-Informationen sind auf mehreren Registerkarten untergebracht:

Grundlegende Informationen

Auf dieser Registerkarte finden Sie nacheinander die folgenden Informationen:

  • die Haupteinstellungen des Accounts (Offizieller Name und Account-Nummer),
  • die Adressdaten (Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land), und
  • die Fakturierungsdaten (Währung und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Es werden nur die Währungscodes EUR und CHF unterstützt. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss auf den Kundenrechnungen angegeben werden.

Account-Administration

Auf dieser Registerkarte finden Sie nacheinander die folgenden Informationen:

Es gibt zwei Einstellungen in der Feature-Konfiguration:

  • Skripte von Drittanbietern aktiviert: Wenn die Option Ein ausgewählt ist, dann sind Skripte aus anderen Softwareprogrammen erlaubt, z.B. Flows mit Hilfe-Informationen über Setup-Vorgänge und neue Funktionalität in Survalyzer NG.
  • Multi-Faktor-Authentisierung aktiviert: Wenn die Option Ein ausgewählt ist, kann jeder Benutzer die Einstellung Multi-Faktor-Authentisierung in seinem eigenen Benutzerprofil auf Aktiviert setzen und den unten dargestellten QR-Code in seiner Authentisierungs-App scannen. Nachdem sich der jeweilige Benutzer erneut angemeldet hat, kann er den von der Authentisierungs-App angezeigten Code eingeben. Weitere Informationen finden Sie im Topic Enabling 2-factor Authentication. Standardmäßig steht diese Einstellung auf Aus.

Für die E-Mail-Server-Konfiguration können Sie die folgenden Daten festlegen:

  • Standard Absender-Adresse: Die hier angegebene E-Mail-Adresse wird standardmäßig angezeigt, wenn eine neue E-Mail-Nachricht erstellt wird.
  • Zulässige Absenderdomains: Hier finden Sie alle Domain-Namen, die in den E-Mail-Nachrichten zum Versenden von Umfrage-Einladungen verwendet werden. Wenn Sie im Namen Ihrer Organisation E-Mail-Nachrichten über die E-Mail-Adresse Ihrer Organisation versenden möchten, sollten Sie die Informationen im Abschnitt Email – Setting up your own email sender domain beachten.
  • Kunden-E-Mail-Infrastruktur aktiviert: Sie benötigen einen Mailserver, um Einladungsmails zu versenden. Wenn Sie Ihren eigenen Mailserver verwenden möchten (Option = Ein), können Sie hier die erforderlichen Mailserverdaten einstellen. Standardmäßig steht diese Einstellung auf Aus.

Bei der Konfiguration der Datenaufbewahrung müssen Sie im Feld Aufbewahrungsfrist löschen die Anzahl der Tage angeben, die die Daten in der Datenbank aufbewahrt werden sollen, nachdem die Aufbewahrungsfrist für geschlossene Umfragedaten verstrichen ist (= Ein) ODER nachdem die diesbezüglichen Umfragedaten manuell von der Übersicht entfernt worden sind (= Aus) UND nachdem die Aufbewahrungsfrist für erstellte Sample-Daten verstrichen ist (= Ein) ODER nachdem die diesbezüglichen Sample-Daten manuell von der Übersicht entfernt worden sind (= Aus).

Die obenstehende Abbildung zeigt, dass die Daten geschlossener Umfragen nach 30 Tagen gelöscht werden. Sobald diese Daten von der Übersicht entfernt worden sind, werden sie noch für eine Periode von 90 aufeinderfolgenden Tagen in der Datenbank aufbewahrt. Was die Sample-Daten betrifft, so werden sie nach der manuellen Löschung 90 Tage lang aufbewahrt.

Administratoren

Diese Registerkarte enthält eine Tabelle, die einen oder mehrere Benutzer mit der Rolle Account-Admin anzeigt.

  • Benutzername (1): Die erste Spalte enthält den Benutzernamen des Account-Administrators, mit dem er/sie sich bei der Survalyzer-Anwendung anmeldet. Wenn Sie auf die Spaltenüberschrift klicken, werden die Benutzernamen in umgekehrter Reihenfolge angezeigt.
  • Datum des letzten Login (2): Diese Spalte zeigt das Datum und die Uhrzeit an, zu der sich der betreffende Account-Administrator zuletzt angemeldet hat. Wenn sich ein Account-Admin noch nicht angemeldet hat, ist die betreffende Spaltenzelle leer.
  • Suchen (3): In dieses Suchfeld brauchen Sie nur einen kurzen Teil des Benutzernamens einzutragen, damit die große Zahl der angezeigten Account-Admins sofort auf ein Minimum reduziert wird.
  • Account-Administrator hinzufügen (4): Wenn Sie auf diese grüne Schaltfläche klicken, wird ein Bildschirm angezeigt, in dem Sie die Daten eines neuen Account-Administrators festlegen können. Für eine Beschreibung der Felder auf diesem Bildschirm beachten Sie bitte die Informationen auf der Registerkarte Account-Administrator bearbeiten. Beim Hinzufügen wird nur das Feld Rollen nicht angezeigt, da anfänglich ein Account-Administrator erstellt wird.
  • Bearbeiten (5): Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird der Bildschirm Account-Administrator bearbeiten angezeigt, in dem Sie die bereits erfassten Daten des jeweiligen Account-Administrators ändern können. Siehe weiter unter der Registerkarte Account-Administrator bearbeiten.
  • Löschen (6): Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird ein Warnfenster angezeigt, in dem Sie auf die Schaltfläche Ja klicken müssen, um den Löschvorgang zu bestätigen. Jeder Account muss mindestens einen Account-Admin haben, was bedeutet, dass der letzte Account-Admin nicht gelöscht werden kann. Dieses Symbol wird dann nicht mehr auf dem Bildschirm sichtbar sein.
  • Gehen Sie zur Workspace- und Benutzerverwaltung (7): Über diesen Link öffnen Sie einen Bildschirm, in dem Sie Ihrem Account Benutzer hinzufügen können. Von diesem Bildschirm aus können Sie dann ganz einfach den Bildschirm für die Workspaces aufrufen, um z. B. Anpassungen an den Einstellungen vorzunehmen.

Die folgenden Felder werden auf diesem Bildschirm angezeigt:

  • Rollen: Standardmäßig ist dieses Feld auf Account-Administrator eingestellt. Hier kann dem jeweiligen Survalyzer-Benutzer eine andere Rolle zugewiesen werden. Klicken Sie auf diesen Link, um weitere Informationen über die verschiedenen Rollen zu erhalten.
    • Wenn die Rolle des ausgewählten Account-Admins von Account-Administrator in Benutzer geändert wird, müssen ein oder mehrere Workspaces, auf die dieser (neue) Benutzer Zugriff haben soll, im Feld Zugriffsrechte ausgewählt werden (erscheint direkt unter dem Feld Passwort zurücksetzen unten auf dieser Registerkarte). Nachdem der Zugriff gewährt und die Schaltfläche Speichern auf diesem Bildschirm angeklickt wurde, wird der Survalyzer-Benutzer mit der neuen Rolle Benutzer sofort aus diesem Register entfernt und in die Benutzerübersicht unter Workspaces aufgenommen.
    • Wenn die Rolle des ausgewählten Account-Admins von Account-Administrator in Workspacegruppen-Administrator geändert wird, müssen eine oder mehrere Workspacegruppen, auf die dieser (neue) Workspacegruppen-Admin Zugriff haben soll, im Feld Zugriffsrechte ausgewählt werden. Er/Sie hat dann Zugriff auf alle Workspaces der ausgewählten Workspacegruppen. Nachdem der Zugriff gewährt und die Schaltfläche Speichern auf diesem Bildschirm angeklickt wurde, wird der Survalyzer-Benutzer mit der neuen Rolle Workspacegruppen-Admin sofort aus diesem Register entfernt und in die Workspace-Übersicht unter Workspaces aufgenommen.
  • Lizenztyp: Ein Essential-Benutzer kann die Basisfunktionalität von Survalyzer NG benutzen. Er/Sie kann relativ einfache Standardumfragen erstellen, verteilen und analysieren. Ein Professional-Benutzer dagegen verfügt über mehr Funktionalität. So kann er/sie beispielsweise eine unlimitierte Anzahl von Fragen in eine Umfrage aufnehmen, Abschnitte randomisieren, Spaltengruppen in Matrixfragen hinzufügen, Platzhalter für benutzerdefinierte Variablen verwenden, Wertzuweisungen einfügen und Rohdaten bereinigen. Für weitere Informationen klicken Sie auf den Link Downloads.
  • Geschlecht: Männlich, Weiblich oder Geschlechtsneutral (Divers).
  • Vorname: Obligatorisches Feld. Maximale Länge: 64 Zeichen.
  • Nachname: Obligatorisches Feld. Maximale Länge: 64 Zeichen.
  • Firma / Institution: Fakultatives Feld. Maximale Länge: 64 Zeichen.
  • Telefonnummer: Fakultatives Feld für ganze Zahlen. Maximale Länge: 15 Zeichen.
  • Email: Obligatorisches Feld. Diese E-Mail-Adresse wird verwendet, um das Benutzerpasswort während des Anmeldeverfahrens zurückzusetzen.
  • Benutzer-Kontexthilfe-Einstellungen: Wenn angekreuzt, dann wird der Onboarding-Service für Survalyzer NG – es handelt sich hierbei um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für alle Grundfunktionen – eingeschaltet. Der Benutzer kann dann auf diese Schritt-für-Schritt-Anleitung in Survalyzer NG zugreifen. Muss noch implementiert werden.
  • Sprache: Es handelt sich um ein Dropdown-Feld mit allen in Survalyzer NG unterstützten Sprachen: Niederländisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Russisch.
  • Zeitzone: Es ist ein Drop-Down-Feld mit allen in Survalyzer NG unterstützten Zeitzonen, z.B. (UTC+01:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Rome, Stockholm, Vienna.

  • Benutzername: Der hier eingegebene Name muss eindeutig sein und wird - zusammen mit dem Passwort - für die Anmeldung bei der Applikation verwendet.
  • Passwort: Für einen Benutzer muss ein Original-Passwort festgelegt werden, das er zuvor noch nicht verwendet hat. Das angegebene Passwort muss aus mindestens acht Zeichen bestehen, einschließlich:
    • mindestens ein Großbuchstabe
    • mindestens ein Kleinbuchstabe
    • mindestens eine Zahl
    • mindestens ein nicht alphanumerisches Zeichen, z. B. ! , @ . :
  • Passwort bestätigen: Das oben eingegebene Passwort muss zur Verifizierung erneut eingegeben werden. Wenn Sie ein abweichendes Passwort in dieses Feld eintragen, erscheint auf dem Bildschirm die Fehlermeldung Die Passwörter, die Sie eingegeben haben, sind nicht identisch.
  • Multi-Faktor-Authentisierung: Diese Einstellung wird nur angezeigt, wenn die Option Ein bei der Einstellung Multi-Faktor-Authentisierung aktiviert auf der Registerkarte Account-Administration ausgewählt worden ist. Für den neuen Benutzer mit der Rolle des Account Administrators kann hier die Option Aktiviert ausgewählt und der unten dargestellte QR-Code in seine Authentisierungs-App gescannt werden. Nachdem sich der jeweilige Benutzer erneut angemeldet hat, kann er den von der Authentisierungs-App angezeigten Code eingeben. Weitere Informationen finden Sie im Topic Enabling 2-factor Authentication.
  • Passwort zurücksetzen: Wenn angekreuzt, dann muss der Benutzer bei der nächsten Anmeldung sein Passwort zurücksetzen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn einem Benutzer ein neues Account zugewiesen wird. Nach der Anmeldung wird das Passwort geändert und der Account-Admin, der den neuen Benutzer hinzugefügt hat, hat keinen Zugriff auf dieses neue Passwort mehr.

Farbschemata

Diese Registerkarte enthält alle bereits erstellten Farbschemata. Mit einem Farbschema können Sie die Standardfarben der Diagramme in Ihrem Online-Bericht festlegen. Falls kein Farbschema erstellt wurde, wird für einen neuen Online-Bericht automatisch das Survalyzer Standard-Farbschema verwendet.

Hier kann der Account-Admin ein oder mehrere Farbschemata (1) auswählen, die dann allen Workspaces der Organisation zur Verfügung gestellt werden. Für jeden einzelnen Workspace kann der Workspacegruppen-Admin (oder der Account-Admin) eine Auswahl aus den zur Verfügung stehenden Farbschemata treffen (siehe das Topic Workspace und Einstellungen, unter dem Abschnitt Layout). Diese auf Workspace-Ebene ausgewählten Farbschemata können von einem Survalyzer-Benutzer für die Diagramme in einem Online-Bericht eingesetzt werden (siehe die Stufe Berichtsname beim Erstellen eines neuen Basic-Reports).

Sollte ein Farbschema aus irgendeinem Grund nicht verwendet werden dürfen, können Sie es abwählen, indem Sie erneut auf das betreffende Farbschema klicken. Dieses Farbschema ist dann deaktiviert; es ist allerdings NICHT gelöscht.

Standardfarbschema festlegen

Für den Account muss immer ein Standardfarbschema definiert werden. Um diesen Standard einzustellen, können Sie auf das Lagerhaus-Symbol (2) klicken. In dem daraufhin erscheinenden Info-Fenster müssen Sie auf die Schaltfläche Ja klicken, um Ihre Wahl zu bestätigen.

Das Standardfarbschema des Accounts kann nicht deaktiviert oder gelöscht werden, siehe die Meldung im obigen Bild. Dieses Farbschema wird automatisch ausgewählt, wenn ein Benutzer beim Erstellen eines Basic-Reports kein anderes Farbschema auswählt oder wenn nur das Standardfarbschema zur Verwendung auf der entsprechenden Workspace-Ebene markiert worden ist.

Farbschema anpassen

Um die Farben eines Farbschemas zu ändern, klicken Sie auf das Stift-Symbol (3). Daraufhin wird das Fenster Farbschema-Editor angezeigt, in dem Sie den Namen des Farbschemas sowie alle sechs Farben der Farbserie & die Ampelfarben ändern können. Wenn Sie eine Farbe ändern möchten, können Sie auf die entsprechende Dropdown-Listenschaltfläche (rechts) klicken, so dass ein Farbspektrum erscheint, in dem Sie die gewünschte Farbe mit der Maus auswählen können. Sie können auch die Rot- (R:), Grün- (G:) und Blauwerte (B:) einer Farbe einstellen (Min. 0 & Max. 255). Ist der gewünschte Hexadezimal-Code einer Farbe bekannt, können Sie ihn natürlich auch unter #: eintragen. Um die angepasste Farbe einzusetzen, können Sie auf die Schaltfläche OK klicken.

Ein Farbschema kann nur gelöscht werden, wenn es nicht

  • als Standardfarbschema festgelegt wurde;
  • für Online-Berichte ausgewählt wurde.

Über die Schaltfläche Farbschema hinzufügen (4) können Sie im obigen Editor-Fenster ein neues Farbschema erstellen. Grundsätzlich müssen Sie nur einen Namen eingeben und die als Standard eingestellten Farben anpassen (siehe vorstehende Beschreibung).

Account-Opt-Out-Liste

Um einen oder mehrere Umfrageteilnehmer von allen Einladungen der gesamten Organisation (d.h. von allen Workspaces) auszuschließen, können Sie die Opt-out-Option des Accounts nutzen.

Eine Opt-out-Liste ist eine Liste mit E-Mail-Adressen und Handynummern von Umfrageteilnehmern, die nicht mehr für die Teilnahme an Umfragen kontaktiert werden dürfen. Bevor eine Einladung zur Umfrage verschickt wird, prüft das System immer, ob E-Mail-Adressen und/oder Handynummern auf der Opt-out-Liste stehen.

Spam-Beschwerden sind ein ernsthaftes Problem. Survalyzer erhält solche Beschwerden von E-Mail-Providern, wenn E-Mails als Spam markiert werden. Dies führt jedes Mal zu einem Reputationsverlust für die Mailserver von Survalyzer. Aus diesem Grund werden die E-Mail-Adressen von Spam-Beschwerdeführern nicht nur in die Opt-out-Liste, sondern auch in die Blacklist von Survalyzer aufgenommen, so dass an diese Adressen keine Umfrage-Einladungen mehr zugestellt werden.

Mit diesem Button können Sie ein Teilnehmer manuell in die Opt-out-Liste aufnehmen. Wenn Sie darauf klicken, erscheint das Fenster Opt-out-Eintrag hinzufügen.

In diesem Fenster können Sie die E-Mail-Adresse und/oder die Handynummer (Mobiltelefonnummer) dieses Teilnehmers eingeben. Sobald Sie eine oder beide Daten eingegeben haben, können Sie auf den grünen Button Opt-out-Eintrag hinzufügen klicken. Der jeweilige Teilnehmer wird sofort auf die Opt-out-Liste gesetzt und keine Einladung mehr per E-Mail und/oder SMS (Handynummer) von der gesamten Organisation erhalten, um an einer Umfrage teilzunehmen.

Wenn Sie auf diesen Button klicken, wird eine Excel-Datei mit allen Teilnehmern auf der Opt-out-Liste generiert.

Wenn Sie auf diesen Button klicken, wird der Bildschirm Opt-out-Einträge importieren angezeigt, von dem Sie eine Beispieldatei mit allen relevanten Opt-out-Daten (Abmeldedaten) herunterladen können. Nachdem Sie auf den Button Beispieldatei herunterladen geklickt haben, wird eine Excel-Datei heruntergeladen, die Sie mit den Daten der abzumeldenden Teilnehmern ausfüllen können. Diese sind:

  • E-Mail-Adresse des Teilnehmers, der keine Umfrage-Einladung mehr per E-Mail erhalten soll
  • Handynummer des Teilnehmers, der keine Umfrage-Einladung mehr per SMS erhalten soll
  • ChannelEmail: wenn Sie hier den Wert 1 eingeben, erhält der Teilnehmer keine Umfrage-Einladung per E-Mail an die hier angegebene E-Mail-Adresse
  • ChannelPhone: wenn Sie hier den Wert 1 eingeben, erhält der Teilnehmer keine Umfrage-Einladung per SMS an die hier angegebene Handynummer

Wenn Sie diese Excel-Datei mit den gewünschten Abmeldedaten gefüllt haben, können Sie diese Datei an einem beliebigen Ort auf Ihrem PC speichern. Um diese Datei wieder zu importieren, müssen Sie in das graue Rechteck mit dem Text Elemente hier ablegen klicken, siehe unten am Bildschirm Opt-out-Einträge importieren. Sie können dann die Datei mit den Opt-out-Daten (Abmeldedaten) auf Ihrem PC auswählen. Wenn Sie das gemacht haben, befindet sich diese Datei links unterhalb des grauen Rechtecks, aber oberhalb des Buttons Importieren. Indem Sie auf den Button Importieren klicken, werden die Teilnehmer (d.h. E-Mail-Adressen und/oder Handynummern) aus dieser Datei zur Opt-out-Liste hinzugefügt.

Diese Spalte zeigt, wie der Teilnehmer in die Opt-out-Liste geraten ist, z.B. Manuell.

Wenn Sie einen Teilnehmer aus der Opt-out-Liste entfernen möchten, damit er/sie wieder zur Teilnahme an allen Umfragen der Organisation eingeladen werden kann, müssen Sie auf dieses Piktogramm und zur Bestätigung auf den Button Ja klicken.

Updated on Juli 1, 2022

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