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Teilnehmer einladen: Wie?

Es gibt drei unterschiedliche Wege, um Teilnehmer für Ihre Umfrage einzuladen:

  • Einladung per E-Mail
  • Linkliste
  • Einladung per SMS

Der am häufigsten verwendete Verteiler ist die Einladung per E-Mail. Dafür brauchen Sie eine Liste von E-Mail-Adressen, an die Sie eine E-Mail schicken können. In den meisten Fällen werden Sie ein Sample erstellen, bevor Sie diese Art der Einladung nutzen.

Der zweite Verteilertyp ist das Verteilen über eine Linkliste, welche eine Excel-Datei darstellt, in der Sie für jede Person in einem Sample einen persönlichen Link finden.

Die Einladung per SMS ist ein zusätzlicher Verteiler, den Sie nutzen können, wenn Sie zuvor ein SMS-Kontingent gekauft haben. Um SMS-Einladungen zu versenden, brauchen Sie die Mobiltelefonnummern Ihrer Teilnehmer.

Schritt für Schritt: Einladung per E-Mail

Um eine E-Mail-Einladung zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail..

invite respondents with one of these options

Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, erscheint der folgende Bildschirm:

message editor overview
Email invitations details to invite respondents

Sie haben zwei Optionen, um Empfänger einzugeben:

  • Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) von Hand ein.
    • So können Sie einen oder mehrere Empfänger eingeben, ohne ein Sample verwenden zu müssen. Um mehrere E-Mail-Adressen voneinander zu trennen, benutzen Sie bitte das Komma ,
invite respondents by choosing all or only part of the sample
  • Wählen Sie ein bereits bestehendes Sample.
    • Nachdem Sie ein Sample ausgesucht haben, gibt es drei Möglichkeiten:
      • Wählen Sie das gesamte Sample
      • Filtern Sie das Sample, bevor Sie die Einladung verschicken.
        • Das Filtern eines Samples funktioniert genau wie ein Umfrage-Filter. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter Wie man Filter einsetzt
      • Wählen Sie ein Sample-Mitglied aus

Wenn Sie ein Sample filtern, wird die Anzahl der Empfänger berechnet:

filtered panel to invite only part of possible respondents

Hier können Sie die entsprechende Nachrichten-Vorlage auswählen. Diese Vorlagen können Sie speichern, verwalten und wiederverwenden.

Hierbei handelt es sich um die typischen E-Mail-Felder. Die Betreff-Zeile kann auch Platzhalter enthalten.

Die Nachricht selbst kann mit dem Rich Text Editor beliebig gestaltet werden.

Wenn Sie auf diesen Link klicken, werden alle zur Verfügung stehenden Platzhalter angezeigt. Mehr zum Thema Platzhalter für Nachrichten finden Sie weiter unten.

Sie können die Einladungen entweder sofort abschicken oder den Versand für einen späteren Zeitpunkt planen. Wenn Sie sich entscheiden, den Versand für später zu planen, wählen Sie diese Option und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für den Versand.

invite respondents using the right setting in the right side bar options
  1. Name der Nachricht: Dieser Name ist nur für interne Zwecke. Es ist der Name, unter dem die Nachricht gespeichert wird.
  2. Absender-Adresse: Dies ist die E-Mail-Adresse, welche die Teilnehmer als Absender der Nachricht sehen.
  3. Absender-Name (optional): Dieses optionale Feld fügt der Absender-Adresse wie folgt einen Namen hinzu: Max Muster <admin@docusurvalyzer.ch>
  4. Sprachen: Hier können Sie Sprachen hinzufügen und Nachrichten übersetzen. Vergessen Sie bitte nicht, Ihre Nachrichten in alle Sprachen zu übersetzen, die Sie brauchen. Wenn die beim Sample-Mitglied hinterlegte Sprache hier nicht existiert, wird die Nachricht in der Standardsprache verschickt.
  5. Nachricht speichern als...: Wenn Sie eine neue E-Mail-Vorlage einrichten möchten, dann sollten Sie die Nachricht immer zuerst unter einem neuen Namen speichern, da jede Änderung direkt automatisch gespeichert wird.

Bevor Sie E-Mails abschicken können, sollten Sie die Details der Nachricht überprüfen. Nach dem Drücken der Review-Taste erscheint der folgende Bildschirm:

send email to invite respondents

Der Review prüft, ob alle entsprechenden Platzhalter für alle Empfänger eingetragen sind. Ausserdem wird überprüft, ob die Umfrage aktiviert worden ist. Sie haben hier die Möglichkeit zu überprüfen, ob alle Einstellungen in Ordnung sind.

Schritt für Schritt: Linkliste

Der Linklisten-Verteiler erstellt individuelle Links für die einzelnen Teilnehmer eines ausgewählten Samples. Diese Linkliste kann als Excel-Datei heruntergeladen werden. Es ist nicht möglich, ein Sample zu filtern, um so eine Linkliste für nur einen Teil des ursprünglichen Sample zu erstellen.

link list distributor

Nachdem Sie „Linkliste“ gewählt haben, müssen Sie ein Sample oder eine Anzahl von möglichen Teilnehmern auswählen, für die Sie Links erstellen möchten.

Link List generation

Auf der rechten Seite sehen Sie, wie viele Mitglieder dieses Sample / Ihre Auswahl hat. Wenn Sie auf „Linkliste erstellen“ klicken, wird eine Linkliste erstellt. Das bedeutet, dass für jedes Mitglied des Samples / Ihrer Auswahl ein persönlicher Link erstellt wird. Je nach Umfang des Samples / Ihrer Auswahl kann dieser Vorgang mehrere Minuten dauern.

Nach Abschluss des Prozesses können Sie die Linkliste als Excel-Datei herunterladen.

response statistics

Die erstellte Linkliste enthält alle Informationen zum Sample / Ihrer Auswahl, zusammen mit dem persönlichen Link, dem Status der Umfrage, sowie der ID und dem Namen der Umfrage.

Excel Export of link list which can be used to invite respondents

Schritt für Schritt: Einladung per SMS

Eine SMS-Einladung ist einer E-Mail-Einladung sehr ähnlich.

Um eine SMS-Einladung anzulegen, klicken Sie einfach auf „SMS“.

SMS distributor

Dadurch wird eine Maske geöffnet, die der für eine E-Mail-Einladung sehr ähnlich sieht.

email distributor overview

Hier können Sie das Sample / Ihre Auswahl für diese Einladung genauso aussuchen wie beim Versenden einer E-Mail-Einladung. Weitere Informationen finden Sie unter "Schritt für Schritt: Einladung per E-Mail - 1. Empfänger

Hier finden Sie alle Ihre gespeicherten SMS-Einladungen. Mit der Schaltfläche "Nachricht speichern unter…" können Sie die aktuelle Nachricht unter einem neuen Namen speichern.

Wenn Sie eine neue SMS-Einladung verfassen möchten, sollten Sie die Nachricht immer zuerst unter einem neuen Namen speichern, da jede Änderung sofort automatisch gespeichert wird.

In diesem Textfeld legen Sie den Text für die SMS an. Da es sich um eine SMS handelt, können Sie den Text in keiner Weise formatieren. Bitte beachten Sie, dass die Platzhalter eine unterschiedliche Anzahl von Zeichen enthalten können und dass dies die Anzahl der für den Versand der Einladung verwendeten SMS-Nachrichten beeinflusst.

Hier sehen Sie die Anzahl der SMS-Nachrichten, die typischerweise für eine Einladung benötigt werden.

ANMERKUNG: Wenn Sie Sonderzeichen verwenden (z.B. die französischen Zeichen é oder è), ändert sich das gesamte Encoding der Nachricht. Dadurch stehen weniger Zeichen pro SMS zur Verfügung. Eine Nachricht, die das Zeichenlimit einer einzigen SMS überschreitet und in mehreren SMS versendet wird, verwendet auch zusätzliche Zeichen, um alle SMS zu einer SMS zusammenzufassen. Auch das führt zu weniger verfügbaren Zeichen pro SMS.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Einladungen sofort abzuschicken oder den Versand für einen späteren Zeitpunkt zu planen. Wenn Sie den Versand zu einem späteren Zeitpunkt planen möchten, wählen Sie diese Option und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für den Versand.

Wenn Sie auf Review klicken, sehen Sie, wie viele SMS-Nachrichten während des gesamten Einladungsprozesses verschickt werden, zusammen mit zusätzlichen Informationen.

invite respondents vis SMS

Nach der Bestätigung der von Ihnen gewählten Einstellungen können Sie die Einladungsnachrichten verschicken.

Dies ist der interne Name für die Nachricht. Der Teilnehmer sieht diesen Namen nicht. Er kann jederzeit nachträglich geändert werden und wird sofort gespeichert.

Hier haben wir zwei Alternativen. Entweder eine Telefonnummer oder den Namen des Absenders.

Telefonnummer:

Der Empfänger erhält die Nachricht von dieser Nummer

Name des Absenders:

Der Empfänger sieht anstelle einer Nummer einen Namen als Absender. Das ist besonders nützlich, weil der Empfänger dann sofort weiss, woher die Nachricht kommt.

Hier können Sie Sprachen hinzufügen und Nachrichten übersetzen. Vergessen Sie nicht, Ihre Nachrichten in alle gewünschten Sprachen zu übersetzen. Wenn die für den Sample-Teilnehmer hinterlegte Sprache hier nicht vorhanden ist, wird die Nachricht in der Standardsprache gesendet.

Updated on Februar 7, 2020

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