Accountbeheer instellen

Op dit tabblad vindt u achtereenvolgens de volgende informatie:

• de hoofdinstellingen van het account (Juridische naam en Rekeningnummer),
• de adresgegevens (Adres, Postcode, Plaats, Land), en
• de factureringsgegevens (Valuta en BTW-nummer). Alleen de valutacodes EUR en CHF worden ondersteund. Het BTW-nummer moet op de facturen van de klanten worden opgenomen.

Op dit tabblad vindt u achtereenvolgens de volgende informatie:

Bij de Functieconfiguratie treft u twee instellingen aan:

• Scripts van derden ingeschakeld: Als de optie Aan is geselecteerd, dan zijn scripts van andere softwareprogramma’s toegestaan, bv. flows met helpinformatie over instellingsprocedures en nieuwe functionaliteit in Survalyzer NG.
• Multifactor-authenticatie ingeschakeld: Als de optie Aan is geselecteerd, dan kan elke gebruiker in zijn/haar eigen gebruikersprofiel de instelling Multifactor-authenticatie op Geactiveerd zetten en de eronder afgebeelde QR-code in zijn/haar authenticatie-app scannen. Nadat de desbetreffende gebruiker opnieuw is ingelogd, kan hij/zij de code invoeren die door de authenticatie-app wordt getoond. Voor meer informatie wordt u naar het topic Enabling 2-factor Authentication verwezen. Standaard staat deze instelling op Uit.

Voor de E-mailserverconfiguratie kunt u de volgende gegevens vastleggen:

• Standaard afzender: Het hier opgegeven e-mailadres wordt standaard bij het creëren van een nieuwe e-mailbericht getoond.
• Toegestane afzender domeinen: Hier vindt u alle domeinnamen die in de e-mailberichten voor het verzenden van enquête-uitnodigingen worden gebruikt. Als u e-mailberichten namens uw organisatie wilt verzenden door het e-mailadres van uw organisatie te gebruiken, raden wij u aan de informatie in het onderwerp Email – Setting up your own email sender domain te raadplegen.
• E-mailinfrastructuur van de klant ingeschakeld: Voor het versturen van uitnodigingsmails heeft u een e-mailserver nodig. Als u uw eigen mailserver wilt gebruiken (optie = Aan), kunt u hier de benodigde mailservergegevens instellen. Standaard staat deze instelling op Uit.

Bij de Configuratie gegevensbewaring moet u in het veld Bewaarperiode verwijderen het aantal dagen opgeven dat de gegevens in de database zullen worden bewaard, nadat de bewaartermijn voor gesloten enquêtegegevens is verstreken (= Aan) OF nadat de desbetreffende enquêtegegevens handmatig van het overzicht zijn verwijderd (= Uit) EN nadat de bewaartermijn voor gecreëerde samplegegevens is verstreken (= Aan) OF nadat de desbetreffende samplegegevens handmatig van het overzicht zijn verwijderd (= Uit).

De bovenstaande afbeelding laat zien dat de gegevens van gesloten enquêtes na 30 dagen zullen worden verwijderd. Zodra deze gegevens van het overzicht zijn gehaald, zullen ze nog in de database voor een periode van 90 opeenvolgende dagen worden bewaard. Voor samplegegevens geldt dat ze nog 90 dagen in de database zullen worden bewaard, nadat deze handmatig zijn gewist.

Dit tabblad bevat een tabel waarin één of meer gebruikers met de rol van Account admin worden afgebeeld.

• Gebruikersnaam (1): De eerste kolom bevat van elke account admin de gebruikersnaam waarmee hij/zij zich op de Survalyzer-applicatie aanmeldt. Wanneer u op de kolomkop klikt, worden de gebruikersnamen in omgekeerde volgorde afgebeeld.
• Datum van laatste aanmelding (2): In deze kolom worden de datum en het tijdstip aangegeven waarop de desbetreffende account admin de laatste keer heeft ingelogd. Wanneer een account admin zich nog niet heeft aangemeld, is de desbetreffende kolomcel leeg.
• Zoeken (3): In dit zoekveld hoeft u alleen maar een klein gedeelte van de gebruikersnaam op te geven, opdat het grote aantal afgebeelde account admins direct tot een minimum wordt teruggebracht.
• Accountbeheerder toevoegen (4): Indien u op deze groene knop klikt, verschijnt er een scherm waarop u de gegevens van een nieuwe account admin kunt vastleggen. Voor een beschrijving van de velden op dit scherm kunt u de informatie onder de tab Bewerk accountbeheerder raadplegen. Bij het toevoegen zal alleen het veld Rollen niet worden getoond, omdat er in eerste instantie een accountbeheerder (account admin) wordt aangemaakt.
• Bewerken (5): Indien u op dit pictogram klikt, verschijnt het scherm Bewerk accountbeheerder waarop u de reeds vastgelegde gegevens van de desbetreffende account admin kunt aanpassen. Zie verder onder de tab Bewerk accountbeheerder.

• Verwijderen (6): Indien u op dit pictogram klikt, verschijnt er een waarschuwingsvenster waarop u ter bevestiging van de verwijderprocedure op de knop Ja moet klikken. Elk account moet minstens één account admin hebben, hetgeen erop neerkomt dat de laatste account admin niet kan worden verwijderd. Dit pictogram zal dan niet op het scherm zichtbaar zijn.
• Ga naar workspace en gebruikersbeheer (7): Bij het selecteren van deze link opent u een scherm waarop u gebruikers aan uw account kunt toevoegen. Vanaf dit scherm kunt u dan weer gemakkelijk het scherm voor workspaces oproepen om bijvoorbeeld aanpassingen aan de instellingen te verrichten.

• Bewerk accountbeheerder
• Gebruikersnaam en wachtwoord

Op dit scherm worden de volgende velden getoond:

• Rollen: Dit veld staat standaard op Accountbeheerder (Account admin) ingesteld. Hier kan een andere rol aan de desbetreffende Survalyzer-gebruiker worden toegekend. Klik op deze link voor meer informatie over de verschillende rollen.
  • Indien van de geselecteerde account-admin de rol van Accountbeheerder naar die van Gebruiker wordt omgezet, moeten bij het veld Toegangsrechten (verschijnt direct onder het veld Wachtwoord reset onder aan dit tabblad) één of meer workspaces worden geselecteerd waartoe deze (nieuwe) gebruiker toegang moet hebben. Nadat de toegang is verleend en op dit scherm op de knop Opslaan wordt geklikt, wordt de Survalyzer-gebruiker met de nieuwe rol van Gebruiker direct van dit tabblad gehaald en op het gebruikersoverzicht onder Workspaces opgenomen.
  • Indien van de geselecteerde account-admin de rol van Accountbeheerder naar die van Workspacegroep-admin wordt omgezet, moeten bij het veld Toegangsrechten één of meer workspacegroepen worden geselecteerd waartoe deze (nieuwe) workspacegroep-admin toegang moet hebben. Hij/Zij heeft dan toegang tot alle workspaces van de geselecteerde workspacegroepen. Nadat de toegang is verleend en op dit scherm op de knop Opslaan wordt geklikt, wordt de Survalyzer-gebruiker met de nieuwe rol van Workspacegroep-admin direct van dit tabblad gehaald en op het workspace-overzicht onder Workspaces opgenomen.

• Licentietype: Een Essential gebruiker kan in Survalyzer NG van de basisfunctionaliteit gebruik maken. Hij/Zij kan betrekkelijk eenvoudige standaardenquêtes aanmaken, distribueren en analyseren. Een Professional gebruiker beschikt daarentegen over meer functionaliteit. Zo kan hij/zij een onbeperkt aantal vragen in een enquête opnemen, secties randomiseren, kolomgroepen in matrixvragen toevoegen, placeholders voor aangepaste variabelen gebruiken, waardetoewijzingen invoegen en ruwe data opschonen. Voor meer informatie kunt u op de link Downloads klikken.
• Geslacht: Man, Vrouw of Genderneutraal.
• Voornaam: Verplicht veld. Maximumlengte: 64 tekens.
• Achternaam: Verplicht veld. Maximumlengte: 64 tekens.
• Bedrijf/Organisatie: Optioneel veld. Maximumlengte: 64 tekens.
• Telefoonnummer: Optioneel veld voor gehele getallen. Maximumlengte: 15 tekens.
• Email: Verplicht veld. Dit e-mailadres wordt voor het opnieuw instellen van het gebruikerswachtwoord bij het inlogproces gebruikt.
• Help-instellingen voor gebruikerscontext: Indien aangevinkt, dan wordt de onboarding-service voor Survalyzer NG, d.w.z. een gids met stapsgewijze instructies voor alle basisfunties, ingeschakeld. De gebruiker heeft dan toegang tot alle rondleidingen in Survalyzer NG. Moet nog worden geïmplementeerd.
• Taal: Het is een uitklapveld met alle talen die in Survalyzer NG worden ondersteund: Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans, Russisch.
• Tijdzone: Het is een uitklapveld met alle tijdzones die in Survalyzer NG worden ondersteund, bv. (UTC+01:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Rome, Stockholm, Vienna.

• Gebruikersnaam: De hier opgegeven naam moet uniek zijn en wordt - samen met het wachtwoord - voor het aanmelden op de applicatie gebruikt.
• Wachtwoord: Voor een gebruiker moet een origineel wachtwoord worden ingesteld dat hij/zij nog niet eerder heeft gebruikt. Het opgegeven wachtwoord moet uit minimaal acht karakters bestaan, waaronder:
  • minimaal één hoofdletter
  • minimaal één kleine letter
  • minimaal één cijfer
  • minimaal één niet-alfanumeriek karakter, bv. ! , @ . :

• Bevestig wachtwoord: Het hierboven ingevoerde wachtwoord moet nogmaals ter verificatie worden opgegeven. Wanneer u in dit veld een afwijkend wachtwoord invoert, verschijnt de foutmelding De wachtwoorden die u heeft ingevoerd, komen niet overeen op het scherm.
• Multifactor-authenticatie: Deze instelling wordt pas getoond, wanneer bij de instelling Multifactor-authenticatie ingeschakeld op het tabblad Accountbeheer de optie Aan is geselecteerd. Voor de nieuwe gebruiker met de rol van Accountbeheerder kan hier de optie Geactiveerd worden geselecteerd en de eronder afgebeelde QR-code in zijn/haar authenticatie-app worden gescand. Nadat de desbetreffende gebruiker opnieuw is ingelogd, kan hij/zij de code invoeren die door de authenticatie-app wordt getoond. Voor meer informatie wordt u naar het topic Enabling 2-factor Authentication verwezen.
• Wachtwoord reset: Indien aangevinkt, dan moet de gebruiker zijn/haar wachtwoord bij de volgende login resetten. Dit wordt vooral toegepast, wanneer er voor een gebruiker een nieuw account wordt aangemaakt. Bij de eerste keer dat een gebruiker zich aanmeldt, moet het aan hem/haar verstrekte wachtwoord gewijzigd worden. De account admin die de nieuwe gebruiker heeft toegevoegd, kent het nieuwe wachtwoord niet.

Dit tabblad bevat eventuele, reeds aangemaakte kleurenschema’s. In een kleurenschema kunt u de standaardkleuren van de grafieken in uw online rapport definiëren. Mocht er geen kleurenschema zijn gecreëerd, dan wordt voor een nieuw online rapport automatisch het kleurenschema Survalyzer Default gebruikt.

Hier kan de Account-admin één of meerdere kleurenschema’s (1) aanvinken die aan alle workspaces van de organisatie ter beschikking worden gesteld. Voor elke afzonderlijke workspace kan dan de Workspacegroep-admin (of Account-admin) een selectie uit de ter beschikking gestelde kleurenschema’s maken (zie het topic Workspace en instellingen, onder de sectie Lay-out). Deze op workspaceniveau geselecteerde kleurenschema’s kunnen door een Survalyzer gebruiker voor de grafieken bij een online rapport worden ingezet (zie de fase Rapportnaam bij het creëren van een nieuw basisrapport).

Indien een kleurenschema om het even om welke reden niet mag worden gebruikt, kunt u het vinkje weghalen door nogmaals op het desbetreffende kleurenschema te klikken. Dit kleurenschema is dan uitgeschakeld; het is echter NIET verwijderd.

Standaardkleurenschema instellen

Er moet altijd een standaardkleurenschema voor het account zijn gedefinieerd. Voor het instellen van deze standaard kunt u op het pakhuis-icoon (2) klikken. Op het venster Info dat dan verschijnt, zult u ter bevestiging van uw keuze op de knop Ja moeten klikken.

Het standaardkleurenschema van het account kan niet worden uitgeschakeld of verwijderd, zie de melding in de bovenstaande afbeelding. Dit kleurenschema zal automatisch worden geselecteerd, wanneer een gebruiker bij het aanmaken van een basisrapport geen keuze voor een ander kleurenschema maakt of wanneer op het desbetreffende workspaceniveau alleen maar het standaardkleurenschema voor gebruik is aangevinkt.

Kleurenschema aanpassen

Voor het aanpassen van de kleuren van een kleurenschema kunt u op het potlood-icoon (3) klikken. U komt dan op het venster Kleuren-schema editor waarop u de naam van het kleurenschema alsmede alle zes kleuren uit de kleurenserie & verkeerslichtkleuren kunt aanpassen. Als u een kleur wilt wijzigen, kunt u op de bijbehorende keuzelijstknop (rechts) klikken opdat er een kleurenspectrum wordt afgebeeld waarin u met de muis de door u gewenste kleur kunt selecteren. U kunt ook de rood- (R:), groen- (G:) en blauwwaarden (B:) van een kleur instellen (Min. 0 & Max. 255). Is de gewenste hexadecimale code van een kleur bekend, dan kunt u deze uiteraard bij #: invoeren. Om de aangepaste kleur toe te passen, kunt op de knop OK klikken.

Een kleurenschema kan alleen worden verwijderd, mits het niet

• als standaardkleurenschema is ingesteld;
• voor online rapporten is geselecteerd.

Met behulp van de knop Kleurenschema toevoegen (4) kunt u een nieuw kleurenschema op het bovengenoemde editor-venster aanmaken. U hoeft in principe alleen een naam op te geven en de als standaard ingestelde kleuren aan te passen (zie bovenstaande beschrijving).

Om één of meer enquêtedeelnemers voor alle uitnodigingen van de gehele organisatie (dus van alle workspaces) uit te sluiten, kunt u de opt-outoptie van het account gebruiken.

Een opt-outlijst is een lijst met e-mailadressen en mobiele telefoonnummers van enquêtedeelnemers, die niet meer voor deelname aan enquêtes mogen worden benaderd. Voordat een enquête-uitnodiging wordt verstuurd, verifieert het systeem altijd of er e-mailadressen en/of mobiele telefoonnummers op de opt-outlijst staan.

Spamklachten zijn een serieus probleem. Survalyzer ontvangt dergelijke klachten van e-mailproviders, wanneer e-mails als spam worden gemarkeerd. Dit leidt elke keer tot een reputatieverlies van de mailservers van Survalyzer. Om die reden worden e-mailadressen van spamklagers niet alleen aan de opt-outlijst, maar ook aan de blacklist van Survalyzer toegevoegd, zodat enquête-uitnodigingen niet meer aan deze adressen worden afgeleverd.

• 1. Voeg een opt-out-item toe
• 2. Afmeldingsgegevens exporteren
• 3. Afmeldingsgegevens importeren
• 4. Opt-outbron
• 5. Verwijderen

Met deze knop kunt u een deelnemer handmatig op de opt-outlijst plaatsen. Als u hierop klikt, wordt het venster Voeg een opt-out-item toe afgebeeld.

In dit venster kunt u het e-mailadres en/of het mobiele nummer van deze deelnemer opgeven. Zodra u één of beide gegevens heeft gevuld, kunt u op de groene knop Voeg een opt-out-item toe klikken. De desbetreffende deelnemer zal direct op de opt-outlijst worden geplaatst en geen uitnodiging meer via e-mail en/of SMS (mobiele telefoonnummer) van de gehele organisatie voor het vullen van een enquête ontvangen.

Als u op deze knop klikt, wordt er een Excel-bestand met alle deelnemers op de opt-outlijst gegenereerd.

Als u op deze knop klikt, verschijnt het scherm Afmeldingsgegevens importeren vanaf waar u een voorbeeldbestand kunt downloaden waarin alle relevante gegevens voor de opt-out (afmelding) zijn opgenomen. Nadat u op de knop Voorbeeldbestand downloaden heeft geklikt, wordt er een Excel-bestand gedownload die u met gegevens van af te melden deelnemers kunt vullen. Het gaat hier om:

• E-mailadres van de deelnemer die geen enquête-uitnodiging via e-mail meer moet ontvangen
• Mobiele nummer van de deelnemer die geen enquête-uitnodiging via SMS meer moet ontvangen
• ChannelEmail: vult u hier de waarde 1, dan ontvangt de deelnemer geen enquête-uitnodiging via e-mail op het hier gevulde e-mailadres
• ChannelPhone: vult u hier de waarde 1, dan ontvangt de deelnemer geen enquête-uitnodiging via SMS op het hier gevulde mobiele nummer

Wanneer u dit Excel-bestand met de gewenste afmeldingsgegevens heeft gevuld, kunt u dit bestand op elke willekeurige locatie op uw PC opslaan. Om het weer te importeren, moet u onder aan het scherm Afmeldingsgegevens importeren in het grijze vak met de tekst Zet hier elementen neer klikken. U kunt dan het gewenste bestand met de opt-outgegevens op uw PC selecteren. Als u dit heeft gedaan, wordt dit bestand linksonder het grijze vak, maar boven de knop Importeren geplaatst. Door op de knop Importeren te klikken, worden de deelnemers (d.w.z. e-mailadressen en/of mobiele nummers) uit dit bestand aan de opt-outlijst toegevoegd.

Deze kolom toont de wijze waarop de deelnemer op de opt-outlijst is terechtgekomen, bv. Handmatig.

Als u een deelnemer van de opt-outlijst wilt halen, zodat hij/zij weer voor deelname aan alle enquêtes van de organisatie kan worden uitgenodigd, moet u op dit pictogram en ter bevestiging op de knop Ja klikken.