Nadat u op de groene knop Uitnodigen van de tegel met een sample (op het distributieoverzicht) heeft geklikt, verschijnt het scherm Distributiekanaal.
In de eerste fase kunt u het distributiekanaal selecteren dat voor de uitnodiging van de sampleleden moet worden gebruikt.
De volgende distributiemogelijkheden zijn beschikbaar:
- E-maildistributie
- SMS-distributie (professional user)
- Linklijst-distributie
Wanneer u het gewenste distributiekanaal (voor deze procedure: E-maildistributie) heeft geselecteerd, wordt de bijbehorende tegel lichtblauw gearceerd en met een vinkteken (in de rechterbovenhoek) gemarkeerd. Hierna kunt u rechtsonderaan op de knop Volgende klikken om naar het scherm Filter voorbeeldleden te gaan.
In de tweede fase kunt u met behulp van een filter leden uit het sample selecteren aan wie de uitnodiging moet worden verstuurd. Op deze wijze kunt u het aantal sampleleden flink reduceren. Het kan immers zijn dat de enquête-uitnodiging niet voor alle sampleleden even relevant is.
Bij de verdeling kunnen filters kunnen gebaseerd zijn op:
- Systeemvelden (System fields), zoals Email en Last Name waarvan de gegevens in het desbetreffende sample zijn opgeslagen.
- Aangepaste ledenvelden (Custom member fields): Dit zijn de door u gecreëerde extra variabelen in een sample, bv. Function.
Voorbeeld
Met behulp van de dropdown-knop (1) aan het eind van het variabelen-veld, opent u een lijst waaruit u een variabelentype kunt selecteren, bv. Aangepaste ledenvelden (2). Nadat u hierop heeft geklikt, ontvouwt zich een overzicht met alle aanwezige, onderliggende variabelen, bv. Function (3).
Als u deze variabele selecteert, kunt u (een gedeelte van de) functieomschrijving, bv. Support, opgeven, opdat het systeem de leden met deze functie uit het sample selecteert. Op basis van dit voorbeeld, zullen sampleleden met de functie Supportmedewerker een enquête-uitnodiging ontvangen. Onder aan het scherm wordt het aantal sampleleden aangegeven dat aan de opgegeven filterconditie voldoet.
Om het aantal sampleleden nog verder te reduceren, kunt u op dezelfde wijze nog een filterconditie aanmaken.
Nadat u het gewenste filter heeft ingesteld, kunt u rechtsonderaan op de knop Volgende klikken om naar het scherm Kies e-mailbericht te gaan.
Opmerking: Als u geen filter wilt opgeven, kunt u dit scherm overslaan en direct op de knop Volgende klikken.
In de derde fase kunt u het e-mailbericht selecteren dat voor de uitnodiging moet worden gebruikt. Alle getoonde e-mailberichten vindt u in het scherm Berichten terug (zie het menu Bibliotheek).
Wanneer u het gewenste e-mailbericht heeft geselecteerd, wordt de bijbehorende tegel lichtblauw gearceerd. Hierna kunt u rechtsonderaan op de knop Volgende klikken om naar het scherm Tekst te gaan.
In de vierde fase kunt u de tekst van het e-mailbericht controleren en eventueel aanpassen. Deze tekst vindt u bij het desbetreffende e-mailbericht op het scherm Berichten terug, zie het menu Bibliotheek.
Berichtkop (Message header)
In het veld Taal (1) kunt u de talen selecteren waarin het e-mailbericht is opgesteld. De taal die hier wordt getoond, is als standaardtaal op het scherm Berichten ingesteld. Middels de knop Taal toevoegen (2) kunt u nog andere talen voor het e-mailbericht definiëren. Zodra u op deze knop heeft geklikt, verschijnt er een keuzelijst waaruit u de gewenste taal kunt selecteren. Nadat u een taal heeft geselecteerd, wordt deze in het selectieveld opgenomen. Door op de knop Vertalen (3) te klikken, kunt u het onderwerp en de bijbehorende tekst op het venster Vertaal bericht vertalen.
Opmerking: Vergeet niet uw e-mailbericht te vertalen in alle talen die u nodig heeft.
Hierna kunt u dit venster met de knop < verlaten (zie rode pijl). Het e-mailbericht wordt in de bij Taal (1) geselecteerde taal afgebeeld. Om het e-mailbericht van een andere taal aan te passen, kunt u in dit selectieveld die taal selecteren.
In het 1e gedeelte van het veld E-mailadres van de afzender (4) moet de gebruikersnaam van het e-mailadres worden vermeld. Deze gebruikersnaam wordt aan de deelnemers als afzender van het bericht getoond. Het 2e gedeelte bevat de domeinnaam. Als u e-mailberichten namens uw organisatie wilt verzenden, verzoeken wij u de informatie in het onderwerp Email – Setting up your own email sender domain door te nemen.
Bij het veld Antwoord e-mailadres (5) geeft u het e-mailadres op dat voor het verzamelen van reacties op de enquête-uitnodiging moet worden gebruikt. Wanneer u dit veld niet vult, zullen de reacties naar het e-mailadres van de afzender worden gestuurd.
Het veld Onderwerp (6) moet worden gevuld met een onderwerp dat de deelnemers zullen zien, wanneer zij hun e-mailprogramma opstarten. Standaard wordt het onderwerp overgenomen uit het desbetreffende e-mailbericht dat u op het scherm Berichten heeft aangemaakt.
E-mailbericht
U kunt hier de tekst van het getoonde e-mailbericht aanpassen. Om het e-mailbericht van een andere taal aan te passen, moet u eerst in het selectieveld Taal die taal selecteren.
Opmerking: Raadpleeg de link voor informatie over placeholders in berichten.
Versturen testmail: In het invoervak (3) kunt u het e-mailadres van de persoon opgeven waarnaar de testmail middels de knop Stuur testmail moet worden verstuurd.
Opslaan tekst: In de tekstvakken (1) boven en onder de startknop kunt u de reeds ingevoerde tekst van het e-mailbericht wijzigen en/of aanvullen.
- Door op de knop Opslaan (4) te klikken, wordt het aangepaste e-mailbericht aan de uit te nodigen sampleleden verstuurd en automatisch op het scherm Berichten uit het menu Bibliotheek bijgewerkt.
- Door op de knop Opslaan als nieuw bericht (5) te klikken, verschijnt er een pop-upvenster waarin u een nieuwe naam voor het aangepaste e-mailbericht kunt opgeven. Dit aangepaste bericht wordt dan aan de uit te nodigen sampleleden verstuurd en onder de nieuwe naam aan het scherm Berichten uit het menu Bibliotheek toegevoegd.
Wijzigen tekst startknop (2): Hiervoor moet u in het binnenste gedeelte van de groene knop met de startknop-tekst klikken en direct daarna de pop-uplink Rich Text Editor… selecteren. Het RTE-venster wordt dan geopend waarop u de tekst van de startknop kunt aanpassen. Als u de gewijzigde startknop-tekst opslaat, zullen de desbetreffende sampleleden deze tekst in het aan hen verstuurde e-mailbericht te zien krijgen.
Nadat u de gegevens rondom de te versturen tekst heeft gecontroleerd, kunt u rechtsonderaan op de knop Volgende klikken om naar het scherm Veldfase te gaan.
In de vijfde fase kunt u de datum en het tijdstip instellen waarop het e-mailbericht aan de geselecteerde sampleleden wordt verzonden. Standaard is bij het veld Startdatum veldfase de waarde Nu geselecteerd. In dit geval zal de uitnodiging direct na het voltooien van deze procedure aan de desbetreffende sampleleden worden verstuurd.
U kunt er ook voor kiezen de uitnodiging op een later, door u te bepalen tijdstip te verzenden. Hiervoor moet u bij het veld Startdatum veldfase de waarde Later selecteren, zie iets verderop.
Bij het veld Einddatum van de enquête is wordt meestal de waarde Geen einde aangegeven, tenzij u in de enquête bij de instelling Beëindig het verzamelen van gegevens op (onder Toegangscontrole op het scherm Opstellen) een einddatum voor de enquête heeft geselecteerd (zie Enquête-instellingen). Deze laatstgenoemde datum zult u dan ook op het scherm Veldfase terugzien.
Toelichting bij selectie waarde Later
In dit geval verschijnt er een datumveld waarin u middels de kalenderknop (1) de maand (gebruik eventueel de < en > knoppen), een datum in de toekomst (2) en het tijdstip op die datum (3) en (4) kunt instellen. Zodra u op OK (5) klikt, worden de geselecteerde datum en het tijdstip in het datumveld geplaatst.
Nadat u de planning heeft ingesteld, kunt u rechtsonderaan op de knop Volgende klikken om naar het scherm Verzend te gaan.
In de laatste fase kunt u de door ingestelde gegevens controleren en, indien nodig, op de vorige schermen (middels de knop Vorige) aanpassen. Onderaan wordt nog het aantal te verzenden e-mailberichten aangegeven.
Nadat u de gegevens op het scherm heeft gecontroleerd, kunt u rechtsonder aan het scherm op de knop Verzend nu xx e-mails (plandatum: Nu) of Stuur xx e-mails op dd/mm/jjjj (Plandatum: Later) klikken opdat er op het distributieoverzicht een verdeler met de enquête-uitnodiging van een sample via e-maildistributie wordt aangemaakt.
