Sample: Lid bewerken

Met behulp van dit zoekveld kunt u op snelle wijze het door u gezochte samplelid vinden. U kunt hiervoor van alle variabelen (bv. Email, First Name & Last Name) in het overzicht gebruik maken. Alleen de sampleleden zullen worden getoond waarvan de door u opgegeven letter of combinatie van letters (bv. Kel) in één van de variabelen (bv. First Name) voorkomt.

Als u op deze knop klikt, verschijnt het pop-upvenster Kolom weergeven waarop standaard de variabelen ID, Email, First Name en Last Name zijn aangekruist. Van deze variabelen worden de gegevens van alle opgenomen sampleleden getoond. Voor het opnemen van een andere variabele (bv. Function) in het overzicht op dit scherm moet u deze variabele aanvinken. Het overzicht wordt dan direct met een extra kolom voor de geselecteerde variabele uitgebreid.

De pictogrammen bij elk samplelid geven de volgende functies aan:

Uitnodigen (1): Hiermee opent u het scherm Nodig één lid uit: <naam samplelid> waarop u de enquête kunt selecteren waarvoor u het desbetreffende samplelid wilt uitnodigen. In de keuzelijst worden alle in de workspace aanwezige enquêtes aangegeven waarvoor dit samplelid al eens eerder is uitgenodigd. Nadat u de gewenste enquête heeft geselecteerd, kunt u onder aan het scherm op de groene knop Volgende klikken om het distributieproces op te starten. Voor meer informatie wordt u naar het menu Enquête distributie verwezen.

Bewerken (2): Hiermee kunt u gegevens van de systeemvariabelen (bv. Email, First Name, Last Name) en de eventuele, door u gecreëerde custom variabelen (bv. Function, Area) van het geselecteerde samplelid aanpassen. Vergeet niet eventuele aanpassingen op te slaan.

Onder Interviews worden de enquêtes uit de workspace getoond waarvoor het samplelid is uitgenodigd. Voor elk van de hier getoonde enquêtes worden de volgende gegevens getoond:

1. Interviewstatus: Niet gereageerd, Bezig (de enquêtelink is geactiveerd; de enquête is nog niet volledig afgerond) of Afgerond.
2. Bekijken: Als u op dit pictogram klikt, krijgt u de vragen, antwoordopties en de door het samplelid gegeven antwoorden van de geselecteerde enquête te zien.
3. Herinnering: Als u op dit pictogram klikt, wordt er een herinnering aan het desbetreffende samplelid voor het invullen van de geselecteerde enquête verstuurd. Klik hier voor een beschrijving van de herinneringsprocedure. Zodra de interviewstatus op Afgerond staat, kan er geen herinnering meer woorden verzonden.
4. Reset: Als u op dit pictogram klikt, wordt u gevraagd de procedure te bevestigen, omdat de door het samplelid gegeven antwoorden op de geselecteerde enquête dan gereset worden. Klikt u op Ja, dan wordt de status van de enquête direct op Niet gereageerd gezet (de desbetreffende enquêteantwoorden worden niet meteen weggehaald). Het samplelid kan vervolgens dezelfde enquêtelink gebruiken om de enquête opnieuw te vullen. De eerder gegeven antwoorden worden nu met de nieuwe antwoorden overschreven.
5. Verwijderen: Als u op dit pictogram klikt, wordt – nadat u ter bevestiging op Ja heeft geklikt – de geselecteerde enquête incl. gegeven antwoorden direct uit het interviewoverzicht gehaald.
6. Download PDF: Als u op dit pictogram klikt, wordt er een PDF-bestand van de geselecteerde enquête gegenereerd waarin alle vragen, antwoordopties, afbeeldingen en de door het samplelid gegeven antwoorden (sowieso bij verplichte vragen van afgeronde enquêtes) zijn opgenomen.
7. Hier wordt van elke enquête uit het overzicht de persoonlijke link aangegeven die aan het desbetreffende samplelid is verstuurd. Het is de link die door het samplelid voor het vullen van de enquête is gebruikt.

Verwijderen (3): Hiermee opent u een waarschuwingsvenster dat u in staat stelt het geselecteerde samplelid en alle bijbehorende gegevens incl. de door hem/haar gegeven enquêteantwoorden te verwijderen. Nadat u op de groene knop Ja heeft geklikt, worden de gegevens van dit samplelid en de aan hem/haar verzonden enquêtes definitief verwijderd.

Nadat u op deze knop heeft geklikt, verschijnt het scherm Selecteer uw enquête waarop u de enquête kunt selecteren waarvoor u alle leden van het desbetreffende sample wilt uitnodigen. In de keuzelijst worden alle in de workspace aanwezige enquêtes aangegeven waarvoor dit sample al eens eerder is uitgenodigd. Nadat u de gewenste enquête heeft geselecteerd, kunt u onder aan het scherm op de groene knop Volgende klikken om naar het scherm Distributiekanaal te gaan vanwaar u het distributieproces kunt opstarten. Voor meer informatie wordt u naar het menu Enquête distributie verwezen.

In dit veld kunt u de naam van het sample aanpassen.

Deze functie stelt u in staat de gegevens van nieuwe sampleleden of de gewijzigde gegevens van reeds bestaande sampleleden te importeren.

Als u op deze knop klikt, verschijnt het scherm Kies een bestand waarop u het te importeren Excel-bestand met nieuwe en/of gewijzigde samplegegevens kunt selecteren.

Het is raadzaam de instructies te lezen, voordat u een Excel-bestand gaat importeren. In de instructies worden enkele relevante aanwijzingen gegeven. Elk sample bestaat uit 7 systeemvariabelen (System Fields) en een groot aantal aangepaste ledenvariabelen (Custom Member Variables). Dit laatste aantal hangt af van het type gebruikerslicentie dat voor de gebruiker is ingesteld.

• Een Essential gebruiker kan maximaal 15 kolommen met aangepaste ledenvariabelen importeren.
• Een Professional gebruiker kan 100 kolommen met aangepaste ledenvariabelen importeren.

De systeemvariabelen die altijd deel van een sample uitmaken, zijn:

• Email
  Deze kolom moet in het Excel-bestand aanwezig zijn, anders kan er geen e-mail naar het desbetreffende samplelid worden verstuurd.
• First Name
• Last Name
• Language
  Deze kolom toont de taal waarin de enquête aan het desbetreffende samplelid wordt getoond.
• Gender
  Het geslacht wordt onder meer voor het bepalen van de juiste aanhef in een bericht gebruikt (0 = Man; 1 = Vrouw; 2 = Genderneutraal).
• Cell Phone Number
  Het gaat om een geheel getal (gegevenstype), dus voorloopnullen worden automatisch afgekapt. Het telefoonnummer mag echter niet met een + beginnen of spaties tussen de cijfers hebben. Bovendien mag dit veld ook geen tekst of karakters als ; of : bevatten.
  Vermeld bij voorkeur ook altijd de landcode, omdat degene die een enquête via een SMS verstuurt, niet noodzakelijk uit hetzelfde land hoeft te komen als de persoon die de enquête uitvoert.
• Code
  Indien sampleleden via een uitnodigingscode toegang tot een enquête krijgen, houdt dit in dat de instelling Activeer codeverificatie is aangevinkt (zie het scherm Opstellen). In deze kolom moet dan aan alle sampleleden een unieke waarde zijn toegewezen. Deze code moet overigens binnen de gehele workspace uniek zijn. Aan nieuwe sampleleden wordt bij het importeren automatisch een code toegekend, mits de kolom Code in het Excel-bestand is opgenomen.

Opmerking: Bij het importeren/uploaden van nieuwe sampleleden moet de kolom MemberId in het Excel-bestand NIET zijn gevuld; de ID wordt namelijk automatisch aan elk samplelid in Survalyzer toegekend, zie bijvoorbeeld het bovenstaande samplelid Billy Instance in de afbeelding.

De aangepaste ledenvariabelen zijn de door u gecreëerde extra variabelen, bv. Function.

Uploaden Excel-bestand

Hiervoor kunt u in het grijze vak met de tekst Zet Excel-bestanden (.xlsx) hier neer of klik om te uploaden klikken. U kunt dan het gewenste bestand met de samplegegevens op elke willekeurige locatie op uw PC selecteren. Als u dit heeft gedaan, wordt dit bestand rechts van het grijze vak geplaatst (zie rood omrande gedeelte in de bovenstaande afbeelding). Onder de naam van dit Excel-bestand treft u in kleine letters de status Geüpload aan.

Wanneer u het Excel-bestand heeft geüpload, kunt u rechtsonderaan op de knop Volgende klikken om naar het scherm Instellingen importeren te gaan.

• U zult over het algemeen de instelling Importeer alleen records met unieke e-mailadressen en unieke telefoonnummers selecteren. In dat geval worden van het geselecteerde Excel-bestand alleen de gegevens van sampleleden geïmporteerd die een uniek e-mailadres en telefoonnummer hebben. Wordt in dit bestand een bepaald e-mailadres tweemaal aangetroffen, dan worden alleen de gegevens van het eerste samplelid waarbij dit e-mailadres staat vermeld, geïmporteerd.
• U zult de instelling Importeer alle records en sta dubbele e-mailadressen en dubbele telefoonnummers toe selecteren, als u ook de gegevens van sampleleden met een identiek e-mailadres wilt importeren. Dit zult u bijvoorbeeld doen, wanneer u een enquête die in meer talen is opgesteld, wilt testen. U kunt dan een bepaald samplelid meerdere keren met hetzelfde e-mailadres, maar met een andere taalcode in het Excel-bestand opnemen.

Op het scherm Controleer wordt tot slot het importproces op de achtergrond getoond. U kunt hier op de knop Afronden klikken om naar het scherm Sample: Lid bewerken terug te keren. Nadat het importproces is voltooid, wordt het bestaande sample met de gegevens van de nieuwe sampleleden en/of met de gewijzigde gegevens van bestaande sampleleden op het scherm getoond.

Als u op deze knop klikt, wordt een Excel-bestand met alle aanwezige samplegegevens aangemaakt en naar uw computer geëxporteerd. Dit bestand kunt u eventueel gebruiken om de gegevens van bestaande sampleleden (bv. Function) aan te passen of de gegevens van nieuwe sampleleden toe te voegen. Dit bestand kunt u daarna weer met de knop Leden importeren of bewerken vanuit Excel uploaden.

Als u op deze knop klikt, wordt een Excel-bestand aangemaakt waarin voor alle leden uit het sample alle enquêtes (interviewlinks) worden aangegeven waarvoor ze zijn uitgenodigd (één verstuurde enquête per samplelid per rij) en wat daarvan de actuele status is: Afgerond (Completed), Bezig (InProgress) of Niet gereageerd (NotResponded). Van de afgeronde enquêtes kunt u de door het samplelid gegeven antwoorden bekijken (onder Answer link).

Als u op deze knop klikt, kunt u aan de linkerzijde de systeemvariabelen (System Fields) en de eventueel aanwezige ledenvariabelen (Custom Member Variables) met alle gewenste gegevens vullen. Nadat u alle gegevens van het nieuwe samplelid heeft ingevuld, kunt u op Opslaan klikken, zodat het nieuwe member ID wordt aangemaakt en automatisch boven aan het sampleoverzicht wordt geplaatst. Bij het versturen van een uitnodiging aan het desbetreffende sample, zal het nieuwe samplelid deze uitnodiging ook ontvangen, mits hij/zij er niet wordt uitgefilterd.

Uiteraard kunt u een nieuw lid ook vanuit een Excel-bestand importeren, zie de knop Leden importeren of bijwerken vanuit Excel.

Nadat de gegevens van nieuwe sampleleden of de gewijzigde gegevens van reeds bestaande sampleleden zijn geïmporteerd, wordt rechtsonder aan het scherm het laatste importresultaat weergegeven. Dit overzicht geeft o.a. het volgende aan:

• het aantal nieuwe leden dat aan het sample is toegevoegd;
• het aantal bestaande leden waarvan de aanwezige samplegegevens/variabelen zijn aangepast;
• het aantal leden dat uit het sample is verwijderd.