Nieuw lokaal sample toevoegen

Dit scherm toont de eerste fase voor het maken van een nieuw lokaal sample.

Op dit scherm kan de naam van het lokale sample worden vastgelegd. Hierna kunt u rechtsonderaan op de knop Volgende klikken om naar het scherm Kies een bestand te gaan.

Dit scherm toont de tweede fase voor het maken van een nieuw lokaal sample.

Op dit scherm kunt u het te importeren Excel-bestand met samplegegevens selecteren.

Het is raadzaam de instructies te lezen, voordat u een Excel-bestand gaat importeren. In de instructies worden enkele relevante aanwijzingen gegeven. Elk sample bestaat uit 7 systeemvariabelen (system fields) en een groot aantal aangepaste ledenvariabelen (custom member variables). Dit laatste aantal hangt af van het type gebruikerslicentie dat voor de gebruiker is ingesteld.

• Een Essential gebruiker kan maximaal 15 kolommen met aangepaste ledenvariabelen importeren.
• Een Professional gebruiker kan 100 kolommen met aangepaste ledenvariabelen importeren.

De systeemvariabelen die altijd deel van een sample uitmaken, zijn:

• Email
  Deze kolom moet in het Excel-bestand aanwezig zijn, anders kan er geen e-mail naar het desbetreffende sample-lid worden verstuurd.
• First Name
• Last Name
• Language
  Deze kolom is alleen relevant voor meertalige enquêtes. Het geeft de taal aan waarin de enquête aan het desbetreffende lid wordt weergegeven. Alleen taalcodes uit onze lijst van ondersteunde talen kunnen worden gebruikt, zie hier
• Gender
• Cell Phone Number
  Het gaat om een geheel getal (gegevenstype), dus voorloopnullen worden automatisch afgekapt. Het telefoonnummer mag echter niet met een + beginnen of spaties tussen de cijfers hebben. Bovendien mag dit veld ook geen tekst of karakters als ; of : bevatten.
  Vermeld bij voorkeur ook altijd de landcode, omdat degene die een enquête via een SMS verstuurt, niet noodzakelijk uit hetzelfde land hoeft te komen als de persoon die de enquête uitvoert.

• Code
  Indien sample-leden via een uitnodigingscode toegang tot een enquête krijgen, houdt dit in dat de instelling Activeer codeverificatie is aangevinkt (zie het scherm Opstellen). In deze kolom moet dan aan alle sample-leden een unieke waarde zijn toegewezen. Deze code moet overigens binnen de gehele workspace uniek zijn.

Opmerking: Bij het importeren/uploaden moet er geen kolom ID in het Excel-bestand aanwezig zijn; de ID wordt namelijk automatisch aan elk lid van een sample in Survalyzer toegekend.

De aangepaste ledenvariabelen zijn de door u gecreëerde extra variabelen, bv. Function, Department.

Uploaden Excel-bestand

Hiervoor kunt u in het grijze vak met de tekst Zet Excel-bestanden (.xlsx) hier neer of klik om te uploaden klikken. U kunt dan het gewenste bestand met de sample-gegevens op elke willekeurige locatie op uw PC selecteren. Als u dit heeft gedaan, wordt dit bestand rechts van het grijze vak geplaatst (zie rood omrande gedeelte in de bovenstaande afbeelding). Onder de naam van dit Excel-bestand treft u in kleine letters de status Geüpload aan.

Wanneer u het Excel-bestand heeft geüpload, kunt u rechtsonderaan op de knop Volgende klikken om naar het scherm Instellingen importeren te gaan.

Dit scherm toont de derde fase voor het maken van een nieuw lokaal sample.

Op dit scherm zult u over het algemeen de instelling Importeer alleen records met unieke e-mailadressen en unieke telefoonnummers selecteren. In dat geval worden van het geselecteerde Excel-bestand alleen de gegevens van sample-leden geïmporteerd die een uniek e-mailadres en telefoonnummer hebben. Wordt in dit bestand een bepaald e-mailadres tweemaal aangetroffen, dan worden alleen de gegevens van het eerste sample-lid waarbij dit e-mailadres staat vermeld, geïmporteerd.

U zult de instelling Importeer alle records en sta dubbele e-mailadressen en dubbele telefoonnummers toe selecteren, als u ook de gegevens van sample-leden met een identiek e-mailadres wilt importeren. Dit zult u bijvoorbeeld doen, wanneer u een enquête die in meer talen is opgesteld, wilt testen. U kunt dan een bepaald sample-lid meerdere keren met hetzelfde e-mailadres, maar met een andere taalcode in het Excel-bestand opnemen.

Hierna kunt u rechtsonderaan op de knop Volgende klikken om naar het scherm Controleer te gaan.

Dit scherm toont de vierde fase voor het maken van een nieuw lokaal sample.

Dit scherm toont het importproces op de achtergrond. U beschikt nu over twee opties:

• Optie 1: U kunt wachten tot het importeren van het Excel-bestand is voltooid. We raden u aan dit te doen, als het te importeren bestand minder dan 2.000 rijen bevat. Dit proces wordt over ‘t algemeen binnen 1 minuut afgerond. U krijgt dan het volgende scherm te zien, waarop onder meer de gegevens van de sample-leden worden aangegeven die succesvol zijn geïmporteerd.

Na deze controle kunt u rechtsonderaan op de knop Afronden klikken om het lokale sample definitief op het scherm Lid bewerken (Samples) aan te maken. Wanneer u dan via het sampleoverzicht naar het distributieoverzicht terugkeert, zult u constateren dat het lokale sample in de vorm van een tegel is opgenomen (zie onderstaande afbeelding).

• Optie 2: U kunt ook dit scherm middels de knop Afronden sluiten om direct naar het scherm Lid bewerken (Samples) te gaan waar het importproces zal worden uitgevoerd. Zodra het lokale sample is aangemaakt, kunt u rechtsonder aan het scherm Lid bewerken de importstatistieken bekijken, zie rood omkaderde gedeelte in de volgende afbeelding.

Wanneer u dan middels de <-knop (zie paarse pijl) via het sampleoverzicht naar het distributieoverzicht terugkeert, zult u constateren dat het lokale sample in de vorm van een tegel is opgenomen.