Als u ten minste één verdeler (distributielijst) voor een enquête heeft aangemaakt, ziet dit er ongeveer als volgt uit:
Op elke verdeler worden van links naar rechts de volgende gegevens vermeld:
- De naam van het sample waarvan leden zijn uitgenodigd en de datum/het tijdstip waarop de uitnodigingsprocedure is geactiveerd.
- Het distributiekanaal dat voor de uitnodiging is gebruikt: E-mail, SMS of Linklijst.
- Het absolute aantal en het percentage van de leden dat de enquête heeft ingevuld en voltooid. Hier kan ook het aantal geselecteerde leden worden vermeld, ingeval dat de enquête-uitnodiging nog niet is voltooid.
- De status van de verdeler:
- In veld (de verdeler is actief en aangemaakt, de uitnodiging is verzonden en antwoorden zijn/worden verzameld);
- Ontwerp (de verdeler is aangemaakt, maar nog niet actief omdat één of meer fases van de uitnodigingsprocedure nog niet zijn afgerond);
- Gesloten (voor deze verdeler worden dan geen enquêteantwoorden meer verzameld, deelnemers kunnen de enquête ook niet meer invullen);
- Voltooid (de verdeler is niet meer actief, wanneer bijvoorbeeld het sample wordt verwijderd).
- Knop Herinnering verzenden (verschijnt, als nog niet alle uitgenodigde leden de actieve enquête hebben beantwoord); knop Doorgaan (verschijnt, als één of meer fases van de uitnodigingsprocedure nog niet zijn afgerond).
Als u op een verdeler klikt (wordt dan donkerblauw gearceerd), worden naast enkele, hierboven vermelde gegevens (bv. de naam van het sample, de datum en het tijdstip van de uitnodiging en de status van de verdeler) nog enkele andere gegevens getoond.
- Interviews
- Distributielogboek
- Voeg uitnodigingsdistributeur toe
- Responspercentage
- Blauwe knop
Hier wordt het aantal verstuurde uitnodigingen getoond. Als u op de link Download lijst klikt, wordt er een Excel-bestand gegenereerd. Als u dit bestand opent, kunt u zien aan welke sampleleden de enquête is verstuurd en welke persoonlijke link ze hebben ontvangen.
Deze persoonlijke link kan door u geopend worden; dit zult u doen, als een enquêtedeelnemer problemen met de enquête heeft.
Opmerking: Als het distributiekanaal van een verdeler een linklijst is, dan zal het gedownloade Excel-bestand (nadat u op de link Download lijst heeft geklikt) alle informatie van de uitgenodigde sampleleden bevatten, incl. de persoonlijke link, de status, het ID en de naam van de enquête. Voor het invullen van de desbetreffende enquête zal dan deze persoonlijke link aan de verschillende leden op de linklijst moeten worden gedistribueerd.
Dit is het distributielogboek waarin de uitnodigingshistorie van de verdeler wordt bijgehouden. Zodra u de gegevens Golf: 1 (Wave: 1) en Uitnodiging (Invitation) heeft opengeklapt, vindt u diverse gegevens in dit logboek terug. waaronder:
- Het bericht dat voor de uitnodiging is verstuurd. Door op het pijlpictogram achter het aangegeven bericht te klikken, wordt het gebruikte uitnodigingsbericht getoond.
- Het aantal ontvangers aan wie de uitnodiging is verstuurd. Door op de link Download lijst te klikken, wordt er een Excel-bestand gegenereerd. In dit bestand vindt u onder meer het e-mailadres en de bijbehorende persoonlijke link van de ontvangers (sampleleden) terug.
- Het filter (indien aanwezig) dat voor het selecteren van een bepaalde groep sampleleden is ingesteld.
- Het responspercentage toont het absolute en procentuele aantal uitgenodigde personen, opgesplitst naar de diverse statussen. Klik hier voor een beschrijving van iedere status.
- De knop Download Bounce-statistieken stelt u in staat het exacte aantal uitnodigingen die niet ontvangen zijn, op te vragen. Als u op deze knop klikt, worden de e-mailadressen waarbij bounces plaatsvinden, in een Excel-bestand gedownload. In dit bestand vindt u onder meer het lid-id, het e-mailadres, de reden en de foutcode terug. Voor meer informatie, zie verderop onder deze tab.
- De knop Herinnering verzenden stelt u in staat de leden die voor een enquête zijn uitgenodigd, maar deze nog niet beantwoord hebben, een herinnering te sturen. Voor deze herinnering kan dan een andere uitnodigingstekst worden gebruikt. Deze procedure wordt verderop in dit topic beschreven.
- De knop Distributeur verwijderen geeft u de mogelijkheid de verzamelde antwoorden van sampleleden/respondenten die de enquête reeds hebben beantwoord en de uitnodigingsgegevens van de sampleleden die de enquête nog niet hebben beantwoord, te verwijderen. Dit houdt dan in dat de gegevens van alle afgenomen interviews worden verwijderd; deze antwoorden zult u dan ook niet meer in de ruwe gegevens en de diverse rapporten terugvinden. Als een distributeur is verwijderd, zal een samplelid die de enquête nog niet heeft beantwoord, de desbetreffende uitnodigingslink ook niet meer kunnen activeren.
NB: Indien u op de knop Distributeur verwijderen klikt, wordt u om een bevestiging gevraagd.
Soorten bounces
- Harde bounces - Als de ontvangende e-mailserver meldt dat het e-mailadres niet bestaat of het account niet actief is (bijvoorbeeld door een tikfout) en het bericht daardoor niet afgeleverd kan worden, dan wordt dit door Survalyzer als een harde bounce beschouwd.
- Zachte bounces - Dit zijn e-mails die tijdelijk niet kunnen worden afgeleverd (bijvoorbeeld als de mailbox vol is). De reden voor een zachte bounce wordt altijd door de ontvangende e-mailserver gemeld.
Voor meer informatie, zie https://tools.ietf.org/html/rfc3463 en https://tools.ietf.org/html/rfc5248.
Opmerking: Niet-afgeleverde berichten zijn berichten die niet konden worden verzonden, omdat het e-mailadres niet-toegestane tekens bevat.
De knop Voeg uitnodigingsdistributeur toe waarmee u bijvoorbeeld een andere groep leden van hetzelfde sample voor het invullen van de desbetreffende enquête kunt uitnodigen. Hiervoor biedt de filterfunctionaliteit (fase 2 van de uitnodigingsprocedure) uitkomst. Zo kunt u in eerste instantie bijvoorbeeld alle supportmedewerkers van een organisatie uitnodigen, gevolgd door alle test engineers van dezelfde organisatie. De uitnodigingsprocedures via de diverse distributiekanalen vindt u in het menu Enquête distributie terug.
Wanneer deze tweede uitnodiging is verwerkt, zal het bijbehorende aantal uitgenodigde sampleleden bij dat van het aantal uit de eerste uitnodiging worden opgeteld. Dit nieuwe totale aantal vindt u ook op de verdeler terug.
Bij Golf: 2 (Wave: 2) - onder de gegevens van Golf: 1 - worden de gegevens van deze tweede uitnodiging getoond. Bij Filter ziet u dat dit keer de uitnodiging aan een andere groep sampleleden is verstuurd; in dit voorbeeld gaat het om 6 test engineers.
In een tabel ziet u het responspercentage van de verdeler met het absolute en procentuele aantal uitgenodigde personen, opgesplitst naar de diverse statussen. Klik hier voor een beschrijving van iedere status. Eronder wordt in een grafiek het responspercentage per dag aangegeven.
Deze knop kan de volgende omschrijvingen hebben: Herinnering verzenden, Doorgaan, Sluiten of Verwijderen.
Herinnering verzenden: U kunt de sampleleden uit Golf: 1 en eventuele andere aanwezige golven (bv. Golf: 2) een herinnering sturen, als ze de desbetreffende enquête nog niet hebben beantwoord. Als u alleen een herinnering naar de sampleleden uit bijvoorbeeld Golf: 2 wil versturen, dan dient u bij de gegevens van deze golf op de knop Herinnering verzenden te klikken.
Bij een herinnering kan standaard van 2 distributiekanalen gebruik worden gemaakt: E-mail of SMS (professional user). Beide uitnodigingsprocedures zijn reeds beschreven; hieronder worden de verschillen benadrukt.
- Bij de fase Filter zult u doorgaans geen filter instellen, omdat de herinnering immers naar alle sampleleden moet worden gestuurd, die de enquête niet hebben ingevuld.
- Bij de fase Bericht kunt u het e-mailbericht, d.w.z. een andere uitnodigingstekst, selecteren dat voor de herinnering moet worden gebruikt. Dit bericht moet van tevoren op het scherm Berichten zijn aangemaakt (zie het menu Bibliotheek).
- Bij de fase Tekst kunt u ook de tekst van dit e-mailbericht controleren en eventueel aanpassen. Zorg ervoor dat het veld Onderwerp met een andere tekst dan bij de eerste uitnodiging is gevuld.
Nadat u de herinnering aan de desbetreffende sampleleden heeft verstuurd, wordt het distributielogboek met de herinneringsgegevens bijgewerkt. De herinnering is aan de sampleleden uit zowel Golf: 1 als Golf: 2 verzonden.
Opmerking: Wanneer sampleleden in eerste instantie via een linklijst voor een enquête worden uitgenodigd, kan daarna de herinnering via een e-mail (of SMS) worden verstuurd. Nadat deze herinnering is verstuurd, wordt het distributielogboek eveneens bijgewerkt en wordt het pictogram voor de linklijst op de desbetreffende verdeler vervangen door een pictogram Meerdere kanalen (Multi-channel).
Doorgaan: U kunt deze knop gebruiken, als één of meer fases van de uitnodigingsprocedure nog niet zijn afgerond. U gaat dan verder de procedure waar u deze heeft afgebroken.
Sluiten: Een verdeler wordt standaard gesloten, wanneer het quotumplan vol is (samplingproject van derden of Dynata-sample) of wanneer de ingestelde einddatum van de enquête is bereikt. U kunt een verdeler ook sluiten, als alle sampleleden de enquête hebben beantwoord en alle gegevens zijn verwerkt.
Verwijderen: U kunt een verdeler verwijderen, als het sample is verwijderd en de verdeler niet langer actief is.