1. Home
  2. Administration
  3. Workspace en instellingen

Workspace en instellingen

Om de workspaces van uw organisatie te zien, hoeft u alleen maar de workspace-informatiepagina te openen. Op het scherm dat dan verschijnt, worden alle reeds bestaande workspaces afgebeeld. Workspaces zijn te vergelijken met werkmappen waarin gebruikers van uw organisatie enquêtes (onderzoeken) kunnen houden en nieuwe enquêtes (vragenlijsten) kunnen toevoegen. Met behulp van het workspace-management kunt u (de Account-admin of de Workspacegroep-admin) rechten toekennen, zodat niet iedere workspace door iedere gebruiker kan worden geopend.

Als u gebruikmaakt van workspacegroepen, dan moeten deze van tevoren worden aangemaakt. Workspacegroepen kunnen als een extra hiërarchisch niveau in de gegevensstructuur van Survalyzer NG worden aangebracht. Zij worden voornamelijk door grote organisaties gebruikt. Binnen elke workspacegroep ziet u een overzicht van de beschikbare workspaces.

De volgende gegevens worden voor elke workspace getoond:

  • de vastgelegde naam,
  • het aantal gebruikers dat daartoe toegang heeft,
  • het aantal enquêtes dat zich momenteel in deze workspace bevindt.
Nieuwe workspace toevoegen

Om een nieuwe workspace aan te maken, moet u op de groene knop VOEG WORKSPACE TOE (ADD WORKSPACE) klikken, een naam in het verschijnende venster opgeven en de knop Aanmaken selecteren. Deze workspace wordt dan in alfabetische volgorde in de workspace-informatiepagina opgenomen.

Instellingen definiëren

Voor het vastleggen van de instellingen van een nieuwe workspace of het aanpassen van de instellingen van een bestaande workspace gaat u als volgt te werk:

  • Klik op de workspacegroep (1) waarvan de desbetreffende workspace deel uitmaakt.
  • Klik op de pictogram Bewerken (2) achter de workspace om het instellingenscherm te activeren waarop de volgende 3 tabbladen worden afgebeeld: Algemeen, Lay-out & Anonimisering.

Algemeen

Op dit tabblad worden de volgende gegevens getoond:

  • Naam workspace: Deze naam wordt door alle gebruikers gezien die tot meer dan één workspace toegang hebben.
  • Workspacegroep: Dit veld geeft de workspacegroep aan waaronder de bovengenoemde workspace is aangemaakt. Als u deze workspace naar een andere workspacegroep wilt verplaatsen, kunt u deze uit de keuzelijst selecteren.
  • Data access control: Hier kunt u een keuze uit de volgende opties maken:
    • Privaat: de enquêtes in deze workspace zijn alleen voor de voor deze workspace gedefinieerde gebruikers toegankelijk.
    • Openbaar: de enquêtes in deze workspace zijn voor iedereen toegankelijk die over een correcte API-interface beschikken.
    • Voorwaardelijk: de enquêtes in deze workspace zijn voor alle sample- en/of panelleden toegankelijk die aan de opgegeven filtervoorwaarden voldoen en over een correcte API-interface beschikken, bv. alle medewerkers met de functieaanduiding Marketing.
  • Panel add-on: Indien aangevinkt, zullen de gebruikers toegang krijgen tot het menu Panels.
  • Gebruikers zijn beperkt tot een maximum aantal leden in het importproces: Indien aangevinkt, kunt u in het veld eronder het aantal sample- en/of panelleden selecteren dat door de gebruikers van deze workspace kan worden geïmporteerd. Bij het importeren van een Excel-bestand dat meer dan het toegestane maximumaantal leden bevat, verschijnt de foutmelding: Het importbestand heeft teveel rijen. Upload een ander bestand. Het Excel-bestand kan pas succesvol worden geïmporteerd, wanneer het aantal rijen met sample- of panellidgegevens NIET groter is dan het in dit veld gespecificeerde aantal.

Opmerking: De door u aangebrachte wijzigingen op dit tabblad dient u op te slaan; dit gebeurt niet automatisch.

Lay-out

Op dit tabblad worden de volgende gegevens getoond:

  • Beschikbare enquêtelay-outs: Dit veld stelt u in staat één of meer gecreëerde enquêtelay-outs voor de enquêtes uit deze workspace te selecteren. De afzonderlijke enquêtes zullen dan worden opgebouwd volgens de geselecteerde enquêtelay-out. U kunt eventueel een andere enquêtelay-out voor een enquête op de pagina Vormgeving selecteren, mits er meer enquêtelay-outs beschikbaar zijn. U kunt hier alleen enquêtelay-outs selecteren die van tevoren in het menu Enquêtelay-outs onder Bibliotheek zijn aangemaakt. Om toegang tot dit menu te krijgen, moet u aan een trainingsprogramma van Survalyzer hebben meegedaan.
    Als de workspace onlangs is aangemaakt, zal dit instellingsveld leeg zijn. Alle gebruikers in deze workspace kunnen dan over de enquêtelay-outs van het account beschikken. Mocht echter één van deze gebruikers dan een eigen enquêtelay-out in het menu Enquêtelay-outs creëren, dan worden de enquêtelay-outs van het account uitgeschakeld. Zij kunnen dan niet meer voor een enquête op de pagina Vormgeving worden geselecteerd. Om deze account enquêtelay-outs weer voor de nieuwe workspace in te schakelen, kunt u deze in dit veld selecteren.
  • Standaard enquêtelay-out: In dit veld kunt u één van de geselecteerde, beschikbare enquêtelay-outs selecteren waarin standaard elke enquête uit deze workspace wordt opgemaakt. U kunt eventueel een andere enquêtelay-out voor een enquête op de pagina Vormgeving selecteren. Alle beschikbare enquêtelay-outs vindt u daar onder de groene knop Kies een enquêtelay-out terug.
  • Standaard rapportlay-out: In dit veld kunt u één van de geselecteerde, beschikbare rapportlay-outs selecteren. U kunt hier alleen rapportlay-outs selecteren die van tevoren in het menu Rapportlay-outs onder Bibliotheek zijn aangemaakt.
    Opmerking: Deze functionaliteit is overigens nog niet in gebruik.
  • PowerPoint-sjabloon: De gedownloade PowerPoint-rapportage (zie pagina Analyseren, fase Activering bij Basisrapport) wordt op basis van het hier geselecteerde sjabloon gegenereerd. Het standaardsjabloon is PowerPointReportTemplate.pptx. U kunt alleen een keuze maken uit de PowerPoint-sjablonen die in de directory Documents van de Shared folder of de folder van uw eigen workspace in het menu Bestanden en media zijn opgenomen.
    Voor het creëren van uw eigen PowerPoint-sjabloon wordt u naar het topic PowerPoint-template verwezen.
  • Enquêtesjabloon: Het geëxporteerde Word- of PDF-bestand (zie pagina Opstellen, knop Download) wordt op basis van het hier geselecteerde sjabloon gegenereerd. Het standaardsjabloon is SurveyExportTemplate.docx. U kunt alleen een keuze maken uit de enquêtesjablonen die in de directory Documents van de Shared folder of de folder van uw eigen workspace in het menu Bestanden en media zijn opgenomen.
    Voor het aanpassen van het kleurenschema in het geëxporteerde bestand wordt u naar het topic Kleurenschema voor Word- en PDF-exportbestand wijzigen verwezen.
  • Antwoordensjabloon: Het gedownloade PDF-bestand (standaard: InterviewExportTemplate.docx) wordt op basis van het hier geselecteerde sjabloon gegenereerd. U kunt alleen een keuze maken uit de antwoordensjablonen die in de directory Documents van de Shared folder of de folder van uw eigen workspace in het menu Bestanden en media zijn opgenomen.
    Voor het wijzigen van de thema’s, kleuren en/of stijlen van een antwoordenbestand in PDF-formaat wordt u naar het topic Opmaak sjabloon aanpassen verwezen.

    Een dergelijk antwoordenbestand wordt in de volgende situaties gedownload:

    1. een enquêtedeelnemer klikt aan het einde van een enquête op de link Download (m.b.v. de placeholder {{survey.answers_pdf}}) om de door hem/haar gegeven antwoorden in te zien. Voor meer informatie, zie het topic De opgegeven antwoorden aan het einde van een enquête bekijken.
    2. een enquêtedeelnemer klikt aan het begin van een enquête op de link Download (m.b.v. de placeholder {{survey.answers_pdf_all}}) om de in de enquête opgenomen vragen vooraf in te zien. Voor meer informatie, zie het topic Alle vragen van een enquête inzien.
    3. een gebruiker klikt op het pictogram Download PDF onder het kopje Interviews van een sample- of panellid opdat er er een PDF-bestand van de geselecteerde enquête wordt gegenereerd waarin alle vragen en de door het sample- of panellid gegeven antwoorden zijn opgenomen. Zie het topic Sample: Lid bewerken.
  • Rapportsjabloon: De gedownloade Word- of PDF-rapportage (zie pagina Analyseren, fase Activering bij Basisrapport) wordt op basis van het hier geselecteerde sjabloon gegenereerd. Het standaardsjabloon is AnalyseExportTemplate.docx. U kunt alleen een keuze maken uit de rapportsjablonen die in de directory Documents van de Shared folder of de folder van uw eigen workspace in het menu Bestanden en media zijn opgenomen.
    Voor het wijzigen van de thema’s, kleuren en/of stijlen van een rapportagebestand in Word- of PDF-formaat wordt u naar het topic Opmaak sjabloon aanpassen verwezen.
  • Beschikbare berichtlay-outs: Dit veld stelt u in staat één of meer gecreëerde berichtlay-outs voor de e-mailberichten uit deze workspace te selecteren. Elk afzonderlijk bericht wordt op basis van de geselecteerde berichtlay-out opgemaakt, zie het topic Nieuw bericht maken. U kunt hier alleen berichtlay-outs selecteren die van tevoren in het menu Berichtlay-outs onder Bibliotheek zijn gecreëerd. Om toegang tot dit menu te krijgen, moet u aan een trainingsprogramma van Survalyzer hebben meegedaan.
    Als de workspace onlangs is aangemaakt, zal dit instellingsveld leeg zijn. Alle gebruikers in deze workspace kunnen dan over de berichtlay-outs van het account beschikken. Mocht echter één van deze gebruikers dan een eigen berichtlay-out in het menu Berichtlay-outs creëren, dan worden de berichtlay-outs van het account uitgeschakeld. Een nieuw bericht kan op dat moment niet op basis van deze account berichtlay-outs worden opgemaakt. Om dit voor elkaar te krijgen, moeten deze account berichtlay-outs weer voor de nieuwe workspace worden ingeschakeld. Dit kunt u doen door ze in dit veld te selecteren.
  • Kleurenschema’s voor basisrapport: Hier kunt u één of meerdere kleurenschema’s aanvinken die door een Survalyzer gebruiker bij het aanmaken van een nieuw online rapport voor de grafieken kunnen worden ingezet (zie fase Rapportnaam bij het creëren van een nieuw basisrapport). Met behulp van een kleurenschema kunnen de standaardkleuren van de grafieken in uw online rapport worden gedefinieerd. Kleurenschema’s moeten van tevoren in uw account op de pagina Kleurenschema’s worden aangemaakt.

Opmerking: De door u aangebrachte wijzigingen op dit tabblad dient u op te slaan; dit gebeurt niet automatisch.

Anonimisering

Op dit tabblad worden de volgende gegevens getoond:

Configuratie voor het bewaren van gegevens in de workspace

Bij de instelling Overnemen van accountconfiguratie kunt u de waarde Ja of Nee selecteren.

  • Bij Ja zullen de bewaarinstellingen van de enquêtegegevens van de pagina Accountbeheer worden overgenomen.
  • Bij Nee moet u het aantal dagen opgeven dat de enquêtegegevens in de database zullen worden bewaard, nadat de bewaartermijn voor gesloten enquêtegegevens is verstreken (= Aan) OF nadat de desbetreffende enquêtegegevens handmatig van het overzicht zijn verwijderd (= Uit) EN nadat de bewaartermijn voor samplegegevens is verstreken (= Aan) OF nadat de desbetreffende samplegegevens handmatig van het overzicht zijn verwijderd (= Uit).

De bovenstaande afbeelding laat zien dat de gegevens van gesloten enquêtes na 30 dagen zullen worden verwijderd. Zodra deze gegevens van het overzicht zijn gehaald, zullen ze nog in de database voor een periode van 90 opeenvolgende dagen worden bewaard. Voor samplegegevens geldt dat ze nog 90 dagen zullen worden bewaard, nadat deze handmatig zijn gewist.

Minimum aantal interviews voor rapporten/export

Bij deze instelling kunt u de waarde Ja of Nee selecteren. Bij Ja kunt u het minimumaantal interviews opgeven dat benodigd is om gegevens te kunnen analyseren.

Schakel functies uit

Indien u de functie

  • Toegang tot interviewlinks van respondenten (Access to interview links of respondents) aanvinkt, dan zal de functie Download interviewlinks niet voor de sampleleden beschikbaar zijn, zie het topic Sample: Lid bewerken. Een Survalyzer-gebruiker zal deze functionaliteit voornamelijk gebruiken om na te gaan welke vragenlijsten door de desbetreffende sampleleden zijn ingevuld. Bij het kopje Interviews van alle sampleleden worden dan bovendien geen enquêtegegevens meer getoond.
  • Ruwe gegevensexport aanvinkt, dan zullen de ruwe enquêtegegevens niet naar Excel- of SPSS-formaat kunnen worden gedownload m.b.v. de knop Download ruwe data (zie de pagina Analyseren).
  • E-maildistributeur aanvinkt, dan kunnen de respondenten niet middels een distributieprocedure via e-mail voor het invullen van enquêtes worden uitgenodigd, zie het menu Distributie. Hetzelfde geldt voor de functies SMS-distributeur (professional user) en Linklijst distributeur. Als al deze distributiefuncties zijn aangevinkt, kan een Survalyzer-gebruiker geen enkel distributiekanaal selecteren. Hij/Zij zal dan bijvoorbeeld nog de anonieme enquêtelink kunnen gebruiken.
  • Export van bounces aanvinkt, dan kunnen de bounce-statistieken niet worden gedownload, in een golf onder het veld Distributielogboek (zie Distributie van uw enquête: verdelers). Het exacte aantal enquête-uitnodigingen dat niet door respondenten is ontvangen, kan dan niet worden opgevraagd. Voor meer informatie kunt u de informatie in het topic Deliverability of e-mails raadplegen.
  • Importeren van aangepaste samplevariabelen aanvinkt, dan kan de Survalyzer-gebruiker bij het importeren van een Excel-bestand met sampleleden geen aangepaste ledenvariabelen (custom member variabelen) als Functie & Afdeling importeren. Op het scherm Kies een bestand verschijnt er een melding die hem/haar erop attendeert alleen systeemvariabelen te importeren. Zie de beschrijving in het topic Nieuw lokaal sample toevoegen.
  • Dynata aanvinkt, dan kan er geen cloudproject worden aangemaakt, waarbij via Dynata een hoeveelheid enquêtedeelnemers wordt ingekocht.
Uitsluiten van export van ruwe gegevens

Als u één van de deelnemersvelden uit een sample of panel aanvinkt, bv. Deelnemer-ID, First Name & Email, dan worden deze gegevens niet in de Excel Export- en SPSS-rapportages opgenomen. De inhoud van de gekozen variabelen wordt dan in deze rapportages verborgen, alhoewel de variabelen nog steeds zichtbare kolommen in de ruwe data-exportbestanden zijn. Met behulp van de groene knop Aangepast veld toevoegen, kunt u dit ook voor alle aangepaste ledenvariabelen (custom member variabelen) instellen, die voor de desbetreffende workspace zijn gecreëerd.

Let op: Deze instelling geldt alleen voor normale gebruikersaccounts. Een admin-gebruiker kan altijd alle inhoud zien. Indien hij/zij de workspace-instellingen wijzigt, wordt een admin-account gebruikt. Om te verifiëren of de inhoud van variabelen niet aan gebruikers van de desbetreffende workspace wordt getoond, moet hij/zij zich afmelden en zich opnieuw met een normale gebruikersaccount aanmelden.

Hier gaat het om de volgende drie systeemvelden:

  • Toon interviewlink: Indien aangevinkt, dan worden de links waarmee de deelnemers voor het invullen van de enquête worden uitgenodigd, niet in de rapportages opgenomen.
  • Persoonlijke interviewlink: Indien aangevinkt, dan worden de links die voor het tonen van de enquêteantwoorden van de deelnemers worden gebruikt, niet in de rapportages opgenomen.
  • Interview-ID: Indien aangevinkt, dan worden de unieke identificatienummers van alle afzonderlijke enquêtes niet in de rapportages opgenomen.
Uitsluiten van gegevensverzameling

Indien u de instelling IP-adres heeft aangevinkt, zal van geen enkel nieuw gestart interview het IP-adres worden opgeslagen. Aan geen enkele gebruiker (dus ook de account admin) zullen IP-adressen van interviews worden getoond, die gestart zijn nadat deze instelling is geactiveerd. Van interviews die voor het aankruisen van deze instelling zijn gestart, wordt echter nog steeds het IP-adres in de ruwe data-exportbestanden weergegeven.

Opmerking: De door u aangebrachte wijzigingen op dit tabblad dient u op te slaan; dit gebeurt niet automatisch.

Updated on juni 17, 2022

Was this article helpful?

Related Articles

Need Support?
Please login to your Survalyzer account and use the "Create Support Request" form.
Login to Survalyzer