DSGVO-Konformität mit Survalyzer

Im Hinblick auf die DSGVO sind alle nachfolgend erfassten Informationen nur für personalisierte Umfragen relevant. Umfragen, die vollständig anonym durchgeführt werden, unterliegen diesen Regeln nicht, da keine personenbezogenen Informationen (PII) verarbeitet werden.

Informationen über die Rechte der Nutzer ( Art. 12 DSGVO )

Um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, muss der Nutzer über die Datenerhebung und die damit verbundenen Rechte informiert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Erstellen Sie eine Umfrage ohne Elemente.
• Kopieren Sie im Element „Danke“ den Text aus dieser Vorlage:
  https://survalyzer.survalyzer.eu/compliance
• Passen Sie die Vorlage entsprechend an und veröffentlichen Sie diese Umfrage. Dadurch wird eine statische Seite mit den rechtlichen Informationen zur DSGVO erstellt.
• Fügen Sie diesen Beispielsatz direkt vor dem Umfragelink in Ihre Einladung ein: „Durch das Öffnen der folgenden Links akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung sowie die Speicherung und Analyse Ihrer Daten.“
• Durch die Verwendung des Opt-out-Platzhalters {{member.opt_out_link}} in Ihrer Einladungs-E-Mail erhält der Teilnehmer die Möglichkeit, sich von weiteren Einladungen abzumelden. Dies kann beispielsweise in einem erklärenden Satz erfolgen: „Wenn Sie keine weiteren Einladungen erhalten möchten, klicken Sie hier.“ Alternativ kann im Footer einfach ein „Abmelden„-Link verwendet werden.

Informationen über erhobene Daten ( Art. 13, 14, 15 DSGVO )

Survalyzer organisiert alle Informationen über Umfrageteilnehmer in Panels und Samples. Der Einfachheit halber werden in den folgenden Erläuterungen nur Panels verwendet; alle genannten Informationen gelten jedoch gleichermaßen für Samples.

Panels enthalten die unten dargestellten Standardfelder, können jedoch durch benutzerdefinierte Variablen erweitert werden. Dabei kann es sich um unterschiedlichste Daten wie demografische Angaben, Ausbildung, Beruf usw. handeln, die zur Bildung von Segmenten verwendet werden können.

Alle Anfragen von Umfrageteilnehmern an Survalyzer werden an den zuständigen Workspace-Administrator weitergeleitet. Über den oben dargestellten Bildschirm kann der Panel-Administrator dem Panelmitglieder alle erhobenen Informationen zur Verfügung stellen. Die Datensammlung umfasst Informationen über den Panelmitglieder und dessen Interviews.

Wenn ein Panelmitglieder die erhobenen Informationen anfordert, kann der Panel-Administrator die Interviews einfach als PDFs herunterladen (Datenübertragbarkeit Art. 20 DSGVO) sowie den Stammdatensatz als Excel-Export.

Welche Daten für den Nutzer zugänglich sind, kann granular durch den Workspace- oder Account-Administrator gesteuert werden. In den Workspace-Einstellungen können alle datenschutzrelevanten personenbezogene Daten (PII) ausgeschlossen werden:

Auch die Erfassung indirekter PII wie der IP-Adresse kann deaktiviert werden. Dies gilt sowohl für Interviews als auch für Serverprotokolle. In diesem Fall enthalten die Serverprotokolle nur 0.0.0.0, wie im folgenden Screenshot dargestellt:

Mit diesen umfangreichen Möglichkeiten kann der Workspace-Gruppenadministrator den Grad der Anonymisierung entsprechend den Datenschutzanforderungen oder gesetzlichen Vorgaben konfigurieren. Da Survalyzer vollständig anonym verwendet werden kann, können selbst strengste Anforderungen erfüllt werden.

Alle Details sind in der Datenschutzerklärung dokumentiert, die hier heruntergeladen werden kann.

Ausübung der Nutzerrechte ( Art. 16, 17, 18 DSGVO )

Berichtigung von Daten

Panelmitglieder können die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Mitgliederdaten können über den Bildschirm für Panelmitglieder geändert werden, der im Kapitel „Informationen über erhobene Daten“ dargestellt ist.

Löschung von Daten

Ein Panelmitglied kann über das gelb markierte Papierkorbsymbol auf der Übersichtsseite der Panelmitglieder gelöscht werden:

Survalyzer löscht Daten zunächst nur logisch und bewahrt sie für eine Datenaufbewahrungsfrist auf, damit versehentlich gelöschte Daten wiederhergestellt werden können. Die Datenaufbewahrungsfristen können vom Account-Administrator auf dem unten dargestellten Bildschirm konfiguriert werden:

Aufbewahrungsfrist für gelöschte Daten: Mit dieser Funktion kann der Account-Administrator festlegen, wie lange gelöschte Daten verfügbar bleiben, bevor sie durch einen nächtlichen Prozess physisch gelöscht werden. Je kürzer die konfigurierte Frist ist, desto schneller werden die Daten dauerhaft gelöscht.

Datenaufbewahrungsfristen für abgeschlossene Umfragen: Diese Funktion wurde entwickelt, um höchste regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Gemäß DSGVO dürfen Daten nur für einen bestimmten Zweck erhoben werden, und die erhobenen Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dieser Zweck dies rechtfertigt. Das bedeutet, dass der Zweck entfällt, sobald die Analyse einer Umfrage durchgeführt und die entsprechenden Erkenntnisse gewonnen wurden. Die Interviews müssen anschließend gelöscht werden. Die Funktion unterstützt Survalyzer-Benutzer, indem sie diesen Prozess automatisiert, sodass die Löschung nicht vergessen werden kann. Legen Sie einfach die Aufbewahrungsfrist nach dem Schließen der Umfrage fest. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Interviews durch einen nächtlichen Prozess gelöscht.

Datenaufbewahrungsfristen für Sample-Daten: Diese Funktion entspricht genau der Funktion für abgeschlossene Umfragen, konzentriert sich jedoch auf Panelmitglieder. Nach Abschluss der Umfrage entfällt auch die Rechtfertigung für die Speicherung der Panelmitglieder. Die Funktion unterstützt Survalyzer-Benutzer, indem sie diesen Prozess automatisiert, sodass die Löschung nicht vergessen werden kann. Legen Sie einfach die Aufbewahrungsfrist für Sample-Daten fest. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Panelmitglieder durch einen nächtlichen Prozess gelöscht.

Einschränkung der Verarbeitung

Panelmitglieder können verlangen, von jeder weiteren Verarbeitung ausgeschlossen zu werden. Der Account-Administrator muss für das Panelmitglied einen Account-Opt-out einrichten. Dies ist im folgenden Screenshot dargestellt:

Der Account-Opt-out unterscheidet sich vom Abmeldelink in der E-Mail. Über den Abmeldelink in der E-Mail wird das Panelmitglied von weiteren Einladungen aus dem Workspace abgemeldet, in dem sich das Panel befindet. Wenn ein Unternehmen mehrere Workspaces besitzt, kann der Nutzer somit weiterhin aus anderen Workspaces eingeladen werden. Wird ein Panelmitglied dagegen zum Account-Opt-out hinzugefügt, gilt dies für alle Workspaces und das Panelmitglied erhält keine weiteren Einladungen.

Benachrichtigung des Nutzers ( Art. 19 DSGVO )

Panelmitglieder

Survalyzer-Benutzer sind verpflichtet, Panelmitgliedern die Löschung und Berichtigung ihrer Daten zu bestätigen. Survalyzer unterstützt Account-Administratoren durch die Weiterleitung von Spam-Beschwerden. Panelmitglieder, die sich über Spam beschwert haben, müssen zur Account-Opt-out-Liste hinzugefügt werden. Survalyzer überwacht, dass dies durch den Account-Administrator erfolgt.

Auch alle anderen Anfragen oder Fragen von Panelmitgliedern, die an Survalyzer gesendet werden, werden entweder an den Account-Administrator oder an einen Workspace-Administrator weitergeleitet.

Survalyzer-Benutzer

Nach Ablauf eines Survalyzer-Abonnements werden alle Daten gelöscht. Da jeder Survalyzer-Kunde über eine eigene Datenbank verfügt, werden auch sämtliche Backups dieser Datenbank vernichtet. Die Löschung aller Daten erfolgt automatisch durch einen nächtlichen Prozess. Bestätigungen werden nur auf Anfrage gesendet.

Quellen:
DSGVO Kapitel 3 – Rechte der betroffenen Person