Survalyzer E-Mail-Versandrichtlinien

Einleitung

In der heutigen digitalen Welt ist es wichtig, dass E-Mails erfolgreich zugestellt werden. Spam-Filter und Sicherheitsmaßnahmen werden immer strenger, um Menschen vor unerwünschten Nachrichten zu schützen. Damit deine E-Mails erfolgreich ankommen, musst du diese E-Mail-Versandrichtlinien befolgen. Diese Richtlinien helfen dabei, Spamfallen zu vermeiden, die Anzahl an unzustellbaren E-Mails (Hard Bounces) und Beschwerden zu reduzieren, die Markenreputation zu schützen und die reibungslose Zustellung von Umfrageeinladungen zu gewährleisten.

Diese Regeln gelten für das Einladen von Kunden, Stakeholdern und Verbrauchern zu Umfragen.

Umgang mit E-Mail-Adressen

In diesem Abschnitt wird erklärt, wie E-Mail-Adressen für Umfrageeinladungen gesammelt, geprüft und gepflegt werden sollten. Zudem werden wichtige Kennzahlen (KPIs) zur Zustellbarkeit erläutert.

KPIs für Zustellbarkeit

Die bestehenden Richtlinien für unzustellbare E-Mails (Hard Bounces) und Beschwerden bleiben weiterhin gültig.

Opt-in (Anmeldung)

Verwende das Double-Opt-in-Verfahren, um sicherzustellen, dass deine Teilnehmer wirklich an deinen Umfragen interessiert sind. Wenn eine Person ihre E-Mail-Adresse angibt, sende eine Bestätigungsmail mit einem Link zur Teilnahme. Erst nach Bestätigung wird die Adresse in die Verteilerliste aufgenommen. Dadurch vermeidest du Beschwerden und unzustellbare E-Mails. Diese Methode stellt sicher, dass deine Umfragen an wirklich interessierte Teilnehmer gesendet werden.

Opt-out (Abmeldung)

Es muss für Empfänger einfach sein, sich von Umfrageeinladungen abzumelden. Survalyzer erlaubt keine Nachrichten ohne Opt-out-Option. Diese Option ist in allen Umfrageeinladungen verpflichtend.

Zusätzlich fügt Survalyzer E-Mail-Adressen automatisch zur Opt-out-Liste hinzu, wenn eine E-Mail als unzustellbar (Hard Bounce) markiert oder als Spam gemeldet wird. Diese Adressen erhalten in Zukunft keine Einladungen mehr.

Inaktive Empfänger entfernen

Stelle sicher, dass du regelmäßig mit den Empfängern deiner E-Mails in Kontakt stehst. Falls eine Person innerhalb von 12 Monaten nicht auf deine E-Mails reagiert hat, solltest du davon ausgehen, dass kein Interesse mehr besteht, und sie aus deiner Liste entfernen. Dies ergänzt das Double-Opt-in-Verfahren und verhindert, dass inaktive Adressen zu Spamfallen werden. Wenn deine E-Mails an solche Adressen gesendet werden, kann dies deiner Absenderreputation schaden und dazu führen, dass deine E-Mails blockiert werden. Durch das regelmäßige Entfernen nicht aktiver Empfänger stellst du sicher, dass deine Nachrichten bei interessierten Personen ankommen.

NeverBounce

Survalyzer bietet den integrierten Dienst „NeverBounce“ zur Bereinigung deiner E-Mail-Listen an. Mit NeverBounce können ungültige, inaktive oder riskante E-Mail-Adressen erkannt und entfernt werden. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit von Spamfallen und unzustellbaren E-Mails. Durch die Prüfung der E-Mail-Adressen vor dem Versand vermeidest du Probleme wie Blacklisting oder blockierte Nachrichten.

E-Mail-Konfiguration

Die folgenden Richtlinien zur E-Mail-Konfiguration helfen dabei, eine einheitliche Marken- und Domain-Identität sicherzustellen und unterstützte Setups zu nutzen. Eine korrekte Konfiguration sorgt dafür, dass E-Mails nicht als Spam eingestuft werden, sondern von den Empfängern erkannt und akzeptiert werden. Eine einheitliche Darstellung der Marke erhöht die Glaubwürdigkeit, verbessert die Zustellbarkeit und steigert die Öffnungs- und Interaktionsraten der E-Mails.

Verständnis von Marken-Konsistenz

Im folgenden Screenshot werden die Anforderungen unseres E-Mail-Dienstleisters AWS SES in Bezug auf die Abstimmung von Absenderdomain, Absendername und Branding eingehalten.

1. Das Logo repräsentiert die Marke Survalyzer, die sowohl in der Absenderdomain als auch im Absendernamen enthalten ist.
2. Im Nachrichtentext wird ausschließlich die Marke Survalyzer erwähnt.
3. Der „Umfrage starten“-Button führt zu survey.survalyzer.eu, das auf derselben Domain gehostet wird wie die Absenderdomain.
4. Der direkte Link zur Umfrage befindet sich ebenfalls auf der gleichen Domain (survey.survalyzer.eu).
5. Die Kontaktdaten (feedback@survey.survalyzer.eu) sind mit der Absenderdomain abgestimmt.
6. Der Abmelde-Link (Opt-out) verweist auf die Domain survey.survalyzer.eu.

Sowohl für die Empfänger als auch für Spam-Filter ist dadurch klar erkennbar, von welcher Marke die Nachricht stammt, da keine Unstimmigkeiten vorhanden sind.

1. Deine Domain-Einrichtung: Du nutzt deine eigene Domain zum Versenden von E-Mails

Dieses Kapitel ist für dich relevant, wenn du deine eigene Absenderdomain für den E-Mail-Versand nutzt.

Richtige Einrichtung deiner Domain

Die folgende Abbildung zeigt, wie eine korrekte Domain-Einrichtung aussieht:

• Das Logo repräsentiert deine Marke, die in der Absenderdomain und im Absendernamen enthalten ist.
• Im Nachrichtentext wird nur deine Marke erwähnt.
• Der „Umfrage starten“-Button führt zur Umfrage-Domain feedback.deinemarke.com.
• Der direkte Umfragelink befindet sich auf der gleichen Domain (feedback.deinemarke.com) wie die Absenderdomain.
• Die Kontaktdaten (feedback@deinemarke.com) sind mit der Absenderdomain abgestimmt.
• Der Abmelde-Link (Opt-out) verweist ebenfalls auf die Domain feedback.deinemarke.com.

Wie erkennst du, ob du deine eigene Domain nutzt?

Um herauszufinden, ob du einen Survalyzer-Link oder deine eigene Domain verwendest, gehe zum Tab „Verteilen“ in deiner Umfrage.

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen Umfragelink mit deiner eigenen Domain.

Der Screenshot zeigt ausschließlich deine eigene Marke. Es ist wichtig, dass die E-Mail-Absenderdomain und die Umfrage-Domain aufeinander abgestimmt sind und nicht unterschiedliche Markennamen repräsentieren.

Um dies sicherzustellen, kannst du die folgenden Seiten als Referenz nutzen:

• Einrichten deiner eigenen E-Mail-Absenderdomain
• Einrichten deiner eigenen Umfrage-Domain

2. Survalyzer-Domain-Einrichtung: Du nutzt die Survalyzer-Domain zum Versand von E-Mails

Wenn du nicht deine eigene Domain verwendest (zum Beispiel yourbrand.com), werden zwei Szenarien unterstützt:

A. Mit deinem Logo

1. Das Logo repräsentiert Deine Marke & Survalyzer, was Teil des Absender-Domains und des Absender-Namens ist.
2. Im Nachrichteninhalt wird nur Deine Marke erwähnt.
3. Der „Start-Umfrage“-Button verlinkt auf die Domain yourbrand.survalyzer.eu.
4. Der Link zur Umfrage liegt auf derselben Domain (yourbrand.survalyzer.eu) wie der Absender-Domain.
5. Die Kontaktdaten (z. B. feedback@yourbrand.survalyzer.eu) passen zum Absender-Domain.
6. Der Abmelde-Link (Opt-Out) verweist auf die Domain yourbrand.survalyzer.eu.

B. Ohne dein Logo

1. Im Nachrichteninhalt wird nur Deine Marke erwähnt.
2. Der Link zur Umfrage liegt auf derselben Domain (yourbrand.survalyzer.eu) wie der Absender-Domain.
3. Die Kontaktdaten (z. B. feedback@yourbrand.survalyzer.eu) passen zum Absender-Domain.
4. Der Abmelde-Link (Opt-Out) verweist auf die Domain yourbrand.survalyzer.eu.
5. Es ist möglich, eine Reply-to-E-Mail-Adresse und einen Namen hinzuzufügen, solange sie sich auf Deine Marke beziehen.