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Sample-Mitglieder per E-Mail zur Umfrage einladen

Nachdem Sie auf die grünen Button Einladen einer Kachel mit einem Sample (in der Verteilungsübersicht) geklickt haben, erscheint der Bildschirm Verteilen-Kanal.

Kanal

Im ersten Schritt können Sie den Verteilungskanal auswählen, über den Sie die Sample-Mitglieder einladen möchten.

Die folgenden Verteilungsoptionen sind verfügbar:

  • E-Mail-Verteilung
  • SMS-Verteilung (professional user)
  • Linklisten-Verteilung

Wenn Sie den gewünschten Verteilungskanal ausgewählt haben (für dieses Verfahren: E-Mail-Verteilung), wird die entsprechende Kachel hellblau markiert und mit einem Häkchen versehen (in der oberen rechten Ecke). Anschließend können Sie unten rechts auf die Schaltfläche Weiter klicken, um zum Bildschirm Panel-Mitglieder filtern zu gelangen.

Filter

Im zweiten Schritt können Sie mit Hilfe eines Filters Mitglieder aus dem Sample auswählen, an die die Einladung gesendet werden soll. Auf diese Weise können Sie die Anzahl der Sample-Mitglieder erheblich reduzieren. Die Einladung zur Umfrage ist möglicherweise nicht für alle Sample-Mitglieder gleichermaßen sinnvoll.

Bei der Verteilung können die Filter auf folgenden Kriterien beruhen:

  • Systemvariablen (System fields), wie Email und Last Name, deren Daten im jeweiligen Sample gespeichert sind.
  • Benutzerdefinierte Mitgliedervariablen (Custom member fields): Dies sind die zusätzlichen Variablen, die in einem Sample erstellt wurden, z.B. Function.
Beispiel

Mit der Dropdown-Schaltfläche (1) am Ende des Variablenfeldes öffnen Sie eine Liste, aus der Sie einen Variablentyp auswählen können, z.B. Benutzerdefinierte Mitgliedervariablen (2). Nachdem Sie darauf geklickt haben, eröffnet sich eine Übersicht mit allen vorhandenen, unterliegenden Variablen, z.B. Funktion (3).

Wenn Sie diese Variable auswählen, können Sie (einen Teil) der Funktionsbezeichnung, z. B. Support, angeben, damit das System die Mitglieder mit dieser Funktionsbezeichnung aus dem Sample auswählt. Anhand dieses Beispiels erhalten die Sample-Mitglieder mit u.a. der Funktion Support-Mitarbeiter eine Umfrageeinladung. Im unteren Teil des Bildschirms wird die Anzahl der Sample-Mitglieder angezeigt, die die angegebene Filterbedingung erfüllen.

Um die Anzahl der Sample-Mitglieder noch weiter zu reduzieren, können Sie auf ähnliche Weise eine weitere Filterbedingung erstellen.

Sobald Sie den gewünschten Filter eingestellt haben, können Sie unten rechts auf die Schaltfläche Weiter klicken, um zum Bildschirm Wählen Sie eine E-Mail-Nachricht zu gelangen.

Hinweis: Wenn Sie keinen Filter angeben möchten, können Sie diesen Bildschirm ignorieren und direkt auf die Schaltfläche Weiter klicken.

Nachricht

Im dritten Schritt können Sie die E-Mail-Nachricht auswählen, die für die Einladung verwendet werden soll. Alle angezeigten E-Mail-Nachrichten finden Sie auf dem Bildschirm Nachrichten (siehe Menü Bibliothek).

Wenn Sie die gewünschte E-Mail-Nachricht ausgewählt haben, wird die entsprechende Kachel hellblau markiert. Sie können dann unten rechts auf die Schaltfläche Weiter klicken, um den Bildschirm Text aufzurufen.

Text

Im vierten Schritt können Sie den Text der E-Mail-Nachricht überprüfen und gegebenenfalls bearbeiten. Dieser Text ist auf dem Bildschirm Nachrichten für die betreffende E-Mail-Nachricht zu finden, siehe Menü Bibliothek.

Nachrichten-Kopfzeile (Message header)

Im Feld Sprache (1) können Sie die Sprachen auswählen, in denen die E-Mail-Nachricht verfasst wird. Die hier gezeigte Sprache ist als Standardsprache auf dem Bildschirm Nachrichten eingestellt. Mit der Schaltfläche Sprache hinzufügen (2) können Sie weitere Sprachen für die E-Mail-Nachricht festlegen. Sobald Sie auf diese Schaltfläche klicken, erscheint eine Dropdown-Liste, aus der Sie die gewünschte Sprache auswählen können. Nachdem Sie eine Sprache ausgewählt haben, wird diese in das Auswahlfeld aufgenommen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Übersetzen (3) klicken, können Sie den Betreff und den entsprechenden Text im Fenster Nachricht übersetzen erfassen.

Hinweis: Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail-Nachricht in alle benötigten Sprachen zu übersetzen.

Anschließend können Sie dieses Fenster mit der Schaltfläche < (siehe roter Pfeil) verlassen. Die E-Mail-Nachricht wird in der unter Sprache (1) ausgewählten Sprache angezeigt. Um die E-Mail-Nachricht einer anderen Sprache zu ändern, können Sie diese Sprache in diesem Auswahlfeld auswählen.

Im 1. Teil des Feldes Absender E-Mail-Adresse (4) muss der Benutzername der E-Mail-Adresse angegeben werden. Dieser Benutzername wird den Teilnehmern als Absender der Nachricht angezeigt. Der 2. Teil enthält den Domänennamen. Wenn Sie E-Mail-Nachrichten im Namen Ihrer Organisation versenden möchten, beachten Sie bitte die Informationen im Thema Email – Setting up your own email sender domain.

Geben Sie in das Feld Reply E-Mail-Adresse (5) die E-Mail-Adresse ein, die für die Erfassung der Reaktionen auf die Umfrage-Einladung verwendet werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, werden die Reaktionen an die E-Mail-Adresse des Absenders gesendet.

Das Feld Betreff (6) muss mit einem Betreff ausgefüllt werden, den die Teilnehmer sehen, wenn sie ihr E-Mail-Programm aufrufen. Standardmäßig wird der Betreff aus der entsprechenden E-Mail-Nachricht übernommen, die Sie auf dem Bildschirm Nachrichten erstellt haben.

E-Mail-Nachricht

Hier können Sie den Text der angezeigten E-Mail-Nachricht bearbeiten. Um die E-Mail-Nachricht einer anderen Sprache anzupassen, müssen Sie zunächst diese Sprache im Auswahlfeld Sprache auswählen.

Hinweis: Informationen zu Platzhaltern in Nachrichten finden Sie unter diesem Link.

Testmail senden: Im Eingabefeld (3) können Sie die E-Mail-Adresse der Person eingeben, an die die Testmail über die Schaltfläche Senden Sie eine Testmail gesendet werden soll.

Text speichern: In den Textfeldern (1) über und unter der Start-Schaltfläche können Sie den bereits eingegebenen Text der E-Mail-Nachricht ändern und/oder ergänzen.

  • Wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern (4) klicken, wird die angepasste E-Mail-Nachricht an die einzuladenden Sample-Mitglieder gesendet und automatisch auf dem Bildschirm Nachrichten vom Menü Bibliothek aktualisiert.
  • Wenn Sie auf die Schaltfläche Als neue Nachricht speichern (5) klicken, wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie einen neuen Namen für die angepasste E-Mail-Nachricht eingeben können. Diese angepasste Nachricht wird dann an die einzuladenden Sample-Mitglieder gesendet und mit dem neuen Namen zum Bildschirm Nachrichten vom Menü Bibliothek hinzugefügt.

Text der Start-Schaltfläche ändern (2): Klicken Sie dazu auf den inneren Teil des grünen Buttons mit dem Text der Start-Schaltfläche und wählen Sie dann den Popup-Link Rich Text Editor….. Daraufhin wird das RTE-Fenster geöffnet, in dem Sie den Text der Start-Schaltfläche bearbeiten können. Wenn Sie den geänderten Text der Start-Schaltfläche speichern, wird dieser Text in der E-Mail-Nachricht, die an die betreffenden Sample-Mitglieder gesendet wird, angezeigt.

Nachdem Sie die Daten bezüglich des zu versendenden Textes überprüft haben, können Sie unten rechts auf die Schaltfläche Weiter klicken, um zum Bildschirm Feldphase zu gehen.

Feldphase

Im fünften Schritt können Sie das Datum und die Zeit festlegen, zu der die E-Mail-Nachricht an die ausgewählten Sample-Mitglieder gesendet wird. Standardmäßig ist für das Feld Startdatum der Feldphase der Wert Jetzt ausgewählt. In diesem Fall wird die Einladung unmittelbar nach Abschluss dieses Verfahrens an die betreffenden Sample-Mitglieder verschickt.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Einladung zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden, den Sie angeben können. Dazu müssen Sie den Wert Später aus dem Feld Startdatum der Feldphase auswählen. Eine Erläuterung finden Sie etwas weiter unten im Text.

Im Feld Das Enddatum der Umfrage ist wird normalerweise der Wert Ohne Ende angezeigt, falls Sie kein Enddatum für die Umfrage in der Einstellung Datenerfassung endet am (unter Zugriffssteuerung auf dem Bildschirm Erstellen) ausgewählt haben (siehe Umfrage-Einstellungen). Wenn Sie aber dort ein Enddatum eingetragen haben, wird dieses Datum hier auch auf dem Bildschirm Feldphase angezeigt.

Erläuterung zur Auswahl des Wertes Später

In diesem Fall erscheint ein Datumsfeld, in dem Sie mit der Kalendertaste (1) den Monat (ggf. mit den Tasten < und >), ein Datum in der Zukunft (2) und die Zeit an diesem Datum (3) und (4) einstellen können. Sobald Sie auf OK (5) klicken, werden das ausgewählte Datum und die Zeit in das Datumsfeld übertragen.

Sobald Sie den Zeitplan festgelegt haben, können Sie unten rechts auf die Schaltfläche Weiter klicken, um zum Bildschirm Verteilen zu gehen.

Verteilen

Im letzten Schritt können Sie die eingestellten Daten überprüfen und gegebenenfalls auf den vorigen Bildschirmen anpassen (über die Schaltfläche Zurück). Unten wird die Anzahl der zu versendenden E-Mail-Nachrichten angezeigt.

Nachdem Sie die Daten auf dem Bildschirm überprüft haben, können Sie auf die Schaltfläche Senden Sie jetzt xx E-Mails (Plan-Datum: Jetzt) oder Senden Sie xx E-Mails am TT/MM/JJJJ (Plan-Datum: Später) in der rechten unteren Ecke des Schirms klicken, damit in der Verteilungsübersicht ein Verteiler mit der Umfrageeinladung eines Samples per E-Mail-Verteilung erstellt wird.

Updated on September 3, 2021

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